Därför är många möten slöseri med tid

Har vi generellt sett för många möten?

– Vi har för många möten som inte ger effekt. 56 procent av alla möten saknar tydligt syfte och mål. Vet vi inte ens varför vi är där då är det svårt att bidra.

Vad utmärker ett dåligt möte?

– Om du går ifrån mötet med mindre energi än du kom in i mötet är det sällan ett bra möte.

Vad är kännetecknande för ett bra möte?

– Det finns ett tydligt syfte och mål. Vi vet vad vi ska prestera och vi har samma förväntningar på mötet. Mötet ger en effekt och för organisationen framåt.

Måste alltid bra möten vara välplanerade, kan de inte bara uppstå?

– ”Förutsättningslösa” möten blir sällan bra. Däremot har vi generellt för få informella möten i dag. Vi hinner inte ses en på fikat. Alla möten ska in i Outlook och det blir sällan bra.

När ska man undvika att ha möte?

– När frågan ”Varför har vi detta möte?”  inte kan besvaras. Rena informationsmöten är sällan bra. Sedan finns det massor av andra mötestyper som bör undvikas såsom långa video- eller telefonmöten (vi gör ju ändå bara andra saker under tiden), avrapporteringsmöten ja det finns många……

När ska man absolut ha ett möte?

– Möten är kittet mellan allt som sker i ett företag. All styrning i en organisation som exempelvis värderingar, policyer, arbetsrutiner, nyckeltal, jämställdhetsplan etcetra säkerställs genom en bra möteskultur. Det vill säga en bra möteskultur ökar genomförandekraften i en organisation och vi når våra uppsatta mål snabbare. Vi utvecklas i möten med andra.

Är det viktigt att skilja på vilket slags möte man har?

– Ja det är viktigt att skilja på olika möten. Risken är stor annars att vi blandar ett strategiskt långsiktigt möte med olika driftsfrågor och det rör sällan alla som är kallade. 33 procent av alla vi kallar i dag på ett möte borde inte vara där, vi kallar många i onödan.

Hur gör man som mötesledare för att desarmera mötessabotörer?

– Detta är en kunskapsfråga. Trots att chefer och ledare tillbringar 50-80 procent av sin arbetstid i möten så är få utbildade att leda möten. Då är det inte konstigt att så mycket som hälften av all mötestid är ineffektiv. För en tjänsteperson handlar det om nästan 7 veckor per år som hen tillbringar i ineffektiva möten. Detta kostar Sverige 170 miljarder sek i bara lönekostnad per år. Det finns en potential!

Unn Edberg