På jobbet
60 procent tycker att arbetsmiljön är sämre i aktivitetsbaserade kontor, det visar Finanslivs undersökning. Foto: Istock

Missnöjet med aktivitetsbaserat växer

Publicerat den 4 september 2017 kl. 10:47

Aktivitetsbaserade kontor var den senaste trenden inom bank- och försäkringsbranschen för några år sedan. Genom att ta bort de fasta platserna skulle man skapa en modern, flexibel och dynamisk kontorsmiljö – och samtidigt spara utrymme.

Allt fler företag byggde om sina lokaler eller passade på att införa det nya arbetssättet när man flyttade. Men sedan dess har det kommit flera rapporter om att aktivitetsbaserade kontor riskerar att försämra arbetsmiljön och produktiviteten.

Finanslivs undersökning bland bank- och försäkringsanställda visar att hela 60 procent tycker att arbetsmiljön är sämre i aktivitetsbaserade kontor. 20 procent tycker att den är bättre, och lika många tycker att den är oförändrad.

Finansliv gjorde en motsvarande undersökning 2015. Då tyckte 46 procent att arbetsmiljön var sämre i aktivitetsbaserade kontor. Sedan dess har alltså missnöjet ökat. Flera av de svarande ser inget positivt alls med ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Kritiken handlar främst om tre faktorer: ergonomin, svårigheten att hitta en sittplats och att man inte kan sitta med sina kolleger.

– Man kommer på morgonen och så kanske några har satt sig där man brukar sitta. Då måste man jaga en plats, vissa morgnar måste man gå till en annan våning. Det tar tid, plus att man vill sitta nära kollegerna för att kunna ställa snabba frågor, säger en anställd på Swedbanks huvudkontor i Sundbyberg, som vill vara anonym.

Swedbanks huvudkontor är aktivitetsbaserat sedan 2014. Han förstår tanken bakom det aktivitetsbaserade arbetssättet, men tycker inte att det passar alla. Trots att han är projektledare reser han sällan och har inte behov av olika typer av arbetsplatser.

– Den sortens projekt jag sitter i innefattar att jag måste ha en fast plats och ett rum jag kan gå in i för telefonsamtal. Nu har vi 4–5 olika sorters arbetsplatser, som är totalt onödiga för oss.

Yvonne Palm ansvarade för Swedbanks flytt till Sundbyberg 2014. 2 500 medarbetare flyttade då från 65 000 kvadratmeter till 45 000, genom att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Tanken var att minst 80 procent av de anställda skulle jobba utan fasta platser, vilket skulle möjliggöras genom att en viss andel av personalen var på möten, kurser, barnlediga eller av andra skäl inte på plats på kontoret.

Tre år senare står det klart att det inte var så enkelt.

Banken hade gjort ett omfattande arbete med att förbereda både chefer och medarbetare på förändringarna, och gjorde medarbetarundersökningar både före och efter flytten. Men missnöjet bland personalen växte snabbt.  Det visade sig att fler än vad banken hade räknat med behöver fasta platser, så som valutahandlare och supportfunktioner. Andra kanske inte måste ha ett eget skrivbord men har stort behov av att sitta med sin arbetsgrupp.

– Det var sådant vi kanske inte hade full koll på när vi flyttade. Vi har lärt oss den hårda vägen, säger Yvonne Palm, som är ansvarig för fastighetsfrågor på Swedbanks huvudkontor.

Nu arbetar Swedbank med att utveckla och anpassa det aktivitetsbaserade arbetssättet.

– I julas fick vi fler mediumplatser, sedan dess har det blivit bättre. Nu hittar man en plats nio gånger av tio. Det är inte alltid vid ens kolleger, men man kan i alla fall få en plats, säger projektledaren.

Kontoret kommer att bli mer agilt framöver, enligt Yvonne Palm. Det innebär att arbetssättet blir mer behovsanpassat. De som till exempel arbetar i ett visst projekt under en begränsad tid kommer att få en yta tillägnade sig där de kan sitta tillsammans och arbeta under projektet.

– Vårt synsätt i dag är annorlunda. Vi kommer fortfarande att arbeta aktivitetsbaserat, men vi gör en mer ingående analys av målgrupperna. Är det en supportorganisation som kräver att man sitter vid ett skrivbord hela dagarna, då kommer man att ha fasta platser.

Andra som är mer flexibla i sitt arbete, som hon själv, kommer även i fortsättningen att vara utan eget skrivbord.

Med erfarenheterna från flytten till Sundbyberg tror Yvonne Palm inte att ett företag som Swedbank lämpar sig för ett helt aktivitetsbaserat arbetssätt i dagsläget.

– Det kanske fungerar för mindre konsultföretag, som inte sitter så mycket på kontoret utan är mest ute hos kunder. Men för större verksamheter som är mer kontorsbaserade som vår kommer inte alla att kunna sitta aktivitetsbaserat.

Finanslivs undersökning tyder på att det främst är chefer eller de med mer varierade arbetsuppgifter som trivs med ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

– Som vi jobbar är aktivitetsbaserat som klippt och skuret, men om du jobbar mest med kund­service kanske det inte är så praktiskt, säger Kerstin Nylander, som jobbar på en utvecklingsavdelning på Handelsbanken i Stockholm.

Ibland kan det vara svårt att hitta plats, tycker hon, särskilt om man vill sitta i eget rum. Hon skulle önska att det fanns fler sådana platser, men föredrar ändå aktivitetsbaserat framför fasta platser.

– Jag tycker att det funkar bra att välja arbetsplats lite beroende på vad jag ska göra. Ibland behöver jag sitta ifred och skriva eller läsa in mig på något. Ibland springer jag på väldigt mycket möten, då kan jag sitta öppet och jobba mellan mötena, säger Kerstin Nylander.

I dagsläget har 80 procent av de kontorsanställda i Sverige egna skrivbord. Men fler planerar att införa aktivitetsbaserat arbetssätt än för två år sedan, visar Finanslivs undersökning. Nästan 40 procent uppger att det pågår diskussioner på deras arbetsplatser om att gå över till aktivitetsbaserat. 2015 var motsvarande siffra 30 procent.

TEXT: Aron Sigblad & Anna de Lima Fagerlind