På jobbet
Aktivitetsbaserade kontor kommer att bli vanligare, men ledningen måste satsa tid och pengar på förändringsprocessen, anser forskarna. Foto: Alexander Donka

Så kan företagen lyckas med aktivitetsbaserat

Publicerat den 7 september 2017 kl. 08:20

Aram Seddigh, som tidigare forskat om kontor och arbetssätt och numera är förändringsledare på Weoffice menar att för att få till det önskade arbetssättet behöver man fokusera på olika delar. Dels hur man bygger kontoren rent fysiskt, men framför allt att ledningen behöver vara lyhörd om medarbetarnas behov och att verksamheten investerar i förändringsprocessen. En process som inte är tillräckligt förankrad bland medarbetarna kan snabbt bli en kostsam historia.

– Det är dyrt att förbättra arbetsmiljön och det tar tid. Företagen som satsar har givetvis ambitioner att öka samarbetet mellan avdelningar och att skapa en bra arbetsmiljö. Men många underskattar de investeringar och den tid det tar att nå ända fram.

83 procent föredrar en arbetsgivare där man får eget skrivbord, visar Finanslivs undersökning. Det är lika många som förra gången undersökningen genomfördes. Aram Seddigh menar att stora förändringar inte brukar vara särskilt populära bland de anställda, i alla fall inte initialt. Att ta bort möjligheten till ett eget skrivbord kan vara en bidragande faktor.

– Det gäller att ledningen satsar på förändringsprocessen och får med de anställda på banan. Det finns ofta ett motstånd och en ovilja som man måste vända för att det ska bli bra.

En bra förändringsprocess kräver investeringar i flera led. Satsningar på ny IT, ökad digitalisering, beteendeförändring och stöttning till medarbetarna som behöver lära att leda sig själva. Även cheferna behöver guidning att lära sig leda på distans.

Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, är i nuläget på väg att slutföra sin forskning om aktivitetsbaserat arbetssätt. Det är framför allt två aspekter som kommer vara de viktigaste utmaningarna i varje förändringsprocess. Den första handlar om ett nytt angreppssätt i ledarskapet. Ledarna ska inte släppa kontrollen över medarbetarna, men däremot behöver de släppa kontrollen över tid och plats.

– Eftersom man ofta inte sitter tillsammans gäller det att chefen stöttar teamet och ser till att kollegorna har vad de behöver. Att de vet vad de ska göra, att man sätter upp en målstyrning och följer upp. Det handlar om att hjälpa medarbetarna att prioritera och strukturera, att stötta till ett ökat självledarskap.

Den andra aspekten handlar om ett ökat självledarskap. Lena Lid Falkmans arbete visar att anställda som är duktiga på att leda sig själva också upplever högre produktivitet och effektivitet i det aktivitetsbaserade rummet. Arbetsmiljön tycks vara bättre lämpad för anställda med komplexa arbetsuppgifter än i andra system. Hon förklarar.

– Om man ska lösa problem, är bra på att sätta mål och att prioritera och strukturera, då får man väldigt mycket gjort i den här miljön. Då passar det bra att samverka, att överhöra och att sitta tillsammans med nya människor.

TEXT: Aron Sigblad & Anna de Lima Fagerlind