Ta makten över surdegarna

Ta makten över surdegarna

JOBBA EFFEKTIVT Låt inte den där arbetsuppgiften som du skjutit på under en hel vecka förpesta en vecka till. Effektivitetskonsulten Petra Brask hjälper dig att ta itu med surdegarna.Text: Åsa Berner Foto: Johan Marklund

7 steg till effektivt arbete

  • Prioritera och stycka upp stora uppgifter.
  • Tydliggör nästa steg.
  • Boka in tid när viktiga uppgifter ska göras.
  • Sätt igång.
  • Tala med varandra. Det är inte alltid högarna som stressar, utan de outtalade kraven och förväntningarna som vi har på oss. Men ofta så finns de bara i ens eget huvud – prata med familjen, kollegorna och chefen.
  • Ta hjälp av varandra – ha en coachkollega. Boka tid för att stämma av att du gjort vad du ska och bestäm att du ska få höra att du är jätteduktig om du gjort det.
  • Fastna inte i inboxen. Ta snabba beslut om vad du ska göra med mejl som kommer in. Sitt inte och glo i brevlådan, utan jobba mot kalendern och att göra-listan. Jobbar du mot inboxen fastnar du snabbt i någon annans att göra-lista.

På väg till jobbet tänker du på en sak som du måste göra för att dagen ska bli lyckad. Men något händer när du kliver in genom dörren på kontoret, trots att du gör det med de bästa ambitioner.

Du börjar med lite kaffe och ser din stora surdeg till jobb ligga på skrivbordet. ”Absolut ska jag ta hand om dig”, tänker du, ”jag ska bara kolla lite mejl först”.

Och sedan blev det dags för ett möte som, liksom alltid, drar ut på tiden. När du kommer tillbaka till skrivbordet har surdegen växt sig ännu större och har dessutom förökat sig med andra viktiga uppgifter sen sist. Men nu har du fått svar på mejl och sen dyker kollegan in i rummet med en grej som bara ska ta ”en sekund”…

En arbetsdag försvinner snabbt i en mängd både mindre och större uppgifter, utan att du tagit tag i det du mest av allt behövde göra för att må bra och känna att du har gjort ett bra jobb.

Kanske tar du då hem din surdeg för att jobba med den på kvällen. Men hemma finns andra surdegar, ibland möts du av dem alldeles innanför dörren. Som pappersåtervinningen eller sakerna som skulle till förrådet.

Då slår förhalningsbeteendet till och du tänker ”Nej, men jag ser några nyhetssändningar i stället, då har jag i alla fall hängt med i vad som händer i världen”. Och kvar i hallen ligger både privata och jobbrelaterade surdegar och växer till sig.

Petra Brask är effektivitetskonsult och har som jobb att få oss att undvika att bygga upp surdegsberg.

– Jag upplever att anställda i finansbranschen jobbar mycket och hårt, det finns en del karriärshets. Man klarar sig fram till man skaffar familj men sedan, när man inte kan lägga in timmar på kvällar och helger längre, så får man inte ihop det längre. Det möter jag ofta på mina utbildningar, säger hon.

Lösningen heter tidsbudget. På månadsbasis bokar du in i kalendern så att alla delar får plats – sömn, fritid och jobb. Bestäm tre fokusområden i ditt arbete som du vill jobba med, och se sedan om dessa tre återspeglas i kalendern.

Skriv inte bara in deadlines, utan också start- och förberedelsetid. Likaså skriver du in tid efter ett möte för att administrera och ta hand om det som kom upp på mötet. Precis efteråt är bästa tiden att göra det – då har du allt färskt i huvudet.

Liksom när det gäller andra budgetar är det inte alltid som de visar sig stämma helt i slutändan. När det gäller tid behövs marginaler och utrymme för det oförutsedda. Och att du accepterar att kriser ibland uppstår.

– Jag får ofta höra ”Men tänk om jag gör en tidsplan och sen så blir det inte så”. Då svarar jag ”Ja, men bryt ihop då och sen går du vidare”.

– Det betyder inte att planen försvinner, utan att du får planera om. En del säger: ”Det var väl dagens självklarhet att man ska skriva in i kalendern”, men de gör det inte. De här sakerna är så enkla att man glömmer bort dem, säger Petra Brask.

Hon berättar att vissa deltagare på hennes kurser låter bli att skriva in allt de gör i kalendern, eftersom det skulle bli för mycket. Istället existerar dessa saker bara i huvudet. Och när hjärnan inte har någon plan för hur den ska hantera dem, så upprepar den allt om och om igen.

– Att inte ha kontroll är väldigt energikrävande. När hjärnan ältar problemen så upplever du att du har mer att göra än du har. Därför är det så viktigt att skriva ner sakerna och få överblick, säger Petra Brask.

En surdeg förstorar du gärna upp och tänker att den ska ta längre tid än den gör. Det skapar det ångestfyllda förhalningsbeteendet, där du i stället för att ta tag i den jobbiga uppgiften bockar av andra mindre saker på listan. Och visst får du lite energi av att bocka av även de små sakerna, men den energin går snabbt åt. Det är helt enkelt som att äta en godisbit istället för surdegsmackan.

Morgonen är rätta tiden för att sätta tänderna i en surdeg – det är då hjärnan är extra pigg.

– Det ger en stor endorfinkick att i alla fall ta en tugga av surdegen. Om den verkligen tar mycket tid att utföra, så snitta upp den och börja på en del av den.

– Ta en tugga i taget och bestäm när nästa bit ska tas. Det är en bra fråga att ha med – vad är nästa steg? Försök tydliggöra för hjärnan. Om nästa steg är diffust, så har vi en tendens att välja bort det och skjuta på uppgiften, säger Petra Brask.

 

Jens fixar dagen med buffert-tid

Jens Nilsson har alltid brunnit för effektivitet i arbetslivet, att ha struktur och koll på läget. Men det han gjorde mer på känsla förut har han en formel för idag. Och som chef försöker han lära ut det han lever. 

Text: Åsa Berner

– Nu kan jag lättare se vad som lett fram till känslan av en bra dag, säger Jens Nilsson, kapitalrådgivningschef på SEB vid Stureplan i Stockholm.

Hans ambition är att alltid sätta av tid direkt efter ett möte med kund, för att spara uppgifter i bankens centrala kundsystem. På så sätt håller han skrivbordet rent från den mängd papper som annars lätt växer till högar på en rådgivares skrivbord.

Det är också alltid en utmaning att hålla sin tidsplanering när man jobbar direkt mot kunder som ringer när de har behov av hjälp.

–    Men jag har insett att kunderna oftast har förståelse för om jag inte svarar direkt. Behöver jag jobba undan kopplar jag bort telefonen och sätter mig i ett tyst rum, säger Jens Nilsson.

Kunderna får då ett automatiskt svar att de blir uppringda så snart som möjligt, men kanske inte samma dag.

Han kommunicerar ofta med kunderna via mejl, vilket han tycker är bra.

– Det är lättare att planera tiden så. De flesta kunder är också i samma situation som jag och föredrar mejl.

Han har inte inkorgen framför sig när han arbetar, utan kalendern. Eftersom andra kan boka in möten i hans kalender är det viktigt för Jens Nilsson att lägga in tidsbuffertar. Till exempel har han en stående tid på fredagar från klockan 14 då han blockar tiden och undviker att boka in andra saker.

– Då jobbar jag undan inför helgen. Har jag inget att jobba med kan jag alltid ringa kunder eller använda tiden till att medarbetarfrågor.

I sin chefsroll försöker Jens Nilsson dela med sig av de kunskaper han fått om att jobba effektivt och vikten av balans. Medarbetare som han ser jobbar för mycket uppmanar han att lägga in något privat möte, som att gå och träna med en kompis direkt efter arbetstidens slut, så att de måste sluta jobba.

 

Linnea har koll med flaggor

Så sent som i somras stirrade 5 000 mejl på Linnea Wiklund när hon slog på datorn varje morgon. Det gjorde henne ständigt lite stressad. 

– Jag trodde att jag hade 5 000 saker att göra. Jag markerade mejl som jag hade läst som olästa så att jag inte skulle glömma bort dem. Alla svarta mejlrubriker var en ”att göra”-lista och jag kände mig lite skyldig hela tiden.

Linnea Wiklund jobbar på marknadsavdelningen på AMF i Stockholm, där hon är teamledare för den grupp på kundcenter som ringer utgående samtal. Hon beskriver ett livet före och livet efter effektivitetskursen som hon gick i somras.

Numera är målet att ha en tom inkorg när dagen är slut. Det klarar hon genom att snabbt ta ställning till om mejlet ska sparas, kastas, skickas vidare till någon annan, eller om det är något som behöver göras. Den sistnämnda kategorin får hon koll på genom att kategorisera dessa mejl i outlook.

– Jag gillar att jobba med färger, så jag har till exempel prioriterat som rött, grönt som klart, orange som pågående och följa upp som gult.

– Jag flaggar sedan uppgifterna så att de kommer i prioritetsordning. Min högsta prio sätter jag en etta framför, till exempel.

Sedan ser hon till att avsätta tid för varje fråga, genom att helt enkelt dra in mejlet i outlook-kalendern. Och hon försöker hålla regeln att ta hand om sina prioriterade frågor, eller stora och tråkiga uppgifter, på morgonen.

– Jag är inget skolboksexempel. Det är klart att jag flyttar runt i kalendern ibland om det händer något oförutsett. Men eftersom jag är medveten om hur jag jobbar och har ambitionen att ta tag direkt i sakerna, så får jag mer gjort än jag hade fått annars.

– Det är så skönt att hjärnan inte behöver ha fokus på allt man borde komma ihåg, utan att det finns i kalendern. Surdegarna blir monster annars.

Eftersom Linnea Wiklund jobbar med kalendervyn framför sig på datorn, i stället för inkorgen, slipper hon bli störd hela tiden av inkommande mejl. Hon har också stängt av funktionen som plingar till när ett nytt mejl kommer.

– Jag försöker kolla mejl några gånger på förmiddagen och några på eftermiddagen. Det är min ambition i alla fall, även om jag ibland blir sugen på att kolla mejlen oftare. Men jag försöker att tänka på det, och jag blir helt klart mindre störd.

Tidigare kunde hon ha flera att göra-listor i sitt kolegieblock, en för varje möte hon haft. Det gjorde det lätt att tappa bort saker när hon vände blad för nästa möte. Idag skriver hon ner vad hon behöver göra i uppgiftslistan i outlook, för att sedan sortera in i kalendern. Och om någon i ett och samma mejl tar upp flera olika uppgifter delar hon själv upp dessa i olika mejl till sig själv, för att underlätta insorteringen.

– Man tror inte att så här enkla tips ska vara avgörande, men jag känner mer kontroll på allt. Jobbet är en stor del av livet och det är lätt att ta med sig det jobbiga hem annars. Det känns som att tusen kilos tyngd har lättat från mina axlar, säger Linnea Wiklund.

publicerad
3 mars 2014
Nytt nummer av #finansliv ute! Vi har intervjuat Emma Glennow på @marginalen_bank och vi skriver naturligtvis också om hur branschen och de anställda har det under coronakrisen. Foto: @ylvasundgren
Tyvärr måste vi ställa in Finansloppet 2020. Mer info på finansliv.se
Vi har intervjuat Åsa Nilsson Billme, mångfaldschef på @nordea_sverige Nu på finansliv.se Foto: Ylva Sundgren.
Vi vill jobba hemma! #finanslivs undersökning visar att en majoritet av bankanställda vill ha möjligheten att jobba på distans. Varför? Läs mer i årets första nummer! Foto: @donkadoo
Nu kommer ett nytt nummer av #finansliv Läs bl.a. om: ➖Robotarna på @marginalen_bank ➖Intervju med @johannakull ➖Besök på @nordea_sverige i Uppsala ➖Intervju med Sean George, hedgefondförvaltare Foto: @donkadoo
Följ @Finansliv på Instagram