»Chefer måste förebygga konflikter och mobbning«

Den nya boken ”Chefen som kom ut ur sitt rum” siktar in sig på hur chefer kan skapa goda relationer på arbetsplatsen. Det gäller relationen mellan ledare och medarbetare – men framför allt hur man kan leda för att medarbetare ska fungera ihop. Författaren, kommunikationskonsulten Nicolas Jacquemot, menar att relationsproblem annars riskerar att sprida sig och bli organisationsproblem där motivationen urholkas och prestationen i arbetsgruppen blir lidande.
Bäst är att förebygga innan konflikter överhuvudtaget uppstår, menar Nicolas Jacquemot. Därför måste chefer kontinuerligt investera i goda relationer till sina medarbetare. Är man en relationsfrämjande chef innebär det att man ofta i samtal, workshops och möten poängterar hur viktigt klimatet på jobbet är. Nicolas Jacquemot tycker att medarbetarundersökningar eller enkäter bör göras ofta, och resultatet behöver diskuteras i gruppen.
– Ett annat tips är att återkommande ha en punkt på möten om hur gruppen kan förbättra relationerna på jobbet, och att ofta ta upp hur den värdegrund som företaget säkert tagit fram omsätts i praktiken. Vad betyder ”visa varandra respekt” egentligen för olika personer? Är man van att diskutera hur man beter sig mot andra blir det inte så laddat att prata om det när det uppstår problem i relationerna, säger Nicolas Jacquemot.

Ett av de största hindren för bra kommunikation är att var och en tror att deras bild av verkligheten är den rätta och att andras är fel.
– Därför är det viktigt att tydliggöra sin uppfattning av verkligheten och situationen. Som chef kan man göra det genom att i slutet av ett samtal med en medarbetare sammanfatta det man diskuterat. Det är ett bra sätt att sinsemellan visa att man lyssnat och förstått, säger Nicolas Jacquemot.
Som chef måste man vara lyhörd för missnöje i gruppen och mellan enskilda medarbetare och agera tidigt. Men medarbetare måste naturligtvis kunna hantera mindre motsättningar i vardagen på egen hand. Hur gör den som irriterar sig på en kollega så att hen håller på att koka över inombords? Det behöver du som chef lära ut till medarbetarna. Det viktiga är att ge stöd och råd så att alla vet hur de kan ta upp sitt missnöje med varandra.
– Ofta väntar man för länge med att ta upp meningsskiljaktigheter. För att hamna rätt behöver man också ha tänkt igenom hur man själv skulle vilja att en kollega tar upp en sak vederbörande retat sig på hos mig. Viktigt i kommunikationen är att använda jag-budskap och inte du-budskap. Undvik alltså att säga ”Du är helt omöjlig att samarbeta med!” utan försök med ”Jag upplever att du missuppfattar mig när du…”, säger Nicolas Jacquemot.
Om meningsmotsättningarna ändå trappas upp måste chefen ingripa och ha en plan för hur konfliktlösningen ska gå till. Orosmolnen får aldrig övergå i skyttegravskrig. Eller, värst av allt, utvecklas till mobbning.
– Mobbning är psykisk terror mot en enskild på jobbet. Mot sådan kränkande behandling är det alltid nolltolerans, det måste varje chef vara tydlig med. Det är inte något man kan hantera hur man vill utan här finns föreskrifter från Arbetsmiljöverket till stöd.

När är då någon mobbad? Forskningen menar att mobbningen måste ha skett vid upprepade tillfällen, minst en gång i veckan, och under en längre tid, minst sex månader. Men i verkligheten kan en person uppleva sig mobbad för mindre än så. Mobbningen sker ofta stegvis med trakasserier och kränkningar som ökar med tiden. Här gäller som tidigare att inte låta det eskalera.
– Kom ihåg att det aldrig är den mobbades fel att hen blir mobbad. Det finns inget förlåtande alls i att mobba någon. Det är den svåraste formen av konflikt och den måste upphöra snabbt för naturligtvis påverkar den hälsan och välbefinnandet starkt, säger Nicolas Jacquemot.
Som chef ska man vara uppmärksam på signaler. Är någon hemma ofta, verkar någon inte vara med i gänget? Bemöts någon med tystnad, och ignoreras? Sitter någon alltid ensam i matsalen? Om någon berättar om mobbning har chefen ett ansvar att utreda saken.
– För den som tar mod till sig och berättar om mobbning är det viktigt att få höra att den tas på allvar och att chefen ska ta reda på vad som hänt. Det är vanligt att den som är utsatt känner skuld och skam och tror att det faktiskt är något fel på hen som person, säger Nicolas Jacquemot.

Vilka är då kännetecknen för en utsatt person? Ofta är personen nedstämd och inåtvänd, men kan också visa irritation och frustration. Depression och sömnsvårigheter är vanligt. Man känner sig degraderad, utsatt och stigmatiserad.
Nicolas Jacquemot påpekar att de nya arbetsmiljöreglerna säger att alla medarbetare ska veta vart man kan vända sig och hur man kan få hjälp. Han tycker att man inte ska dra sig för att ta hjälp utifrån. Situationen kan vara väldigt tilltrasslad.
Till exempel kan det vara så att chefen själv kan vara drabbad av mobbning. Då upplever han eller hon förmodligen att autoriteten gått förlorad. Samtidigt är det inte ovanligt att just chefen är den som mobbar en anställd.
– Är det så gäller det för chefen att rannsaka sig själv. Har jag negligerat den här personen? Varför är jag så här mot honom eller henne? Man måste hitta konstruktiva sätt att inkludera personen i sitt team. Förhoppningsvis har det inte gått så långt att chefen avhumaniserat personen och inte tål hen, säger Nicolas Jacquemot.
Ett par varningar är på sin plats tycker han. Det ena är språkbruket, den jargong som råder på jobbet. Att den är ”rå men hjärtlig” kan vara skoj, men tycker verkligen alla det? Kanske skrattar många med för att visa att man inte tar åt sig fast man kanske gör det.
– Forskning har visat att om en tuff jargong gränsar till ohövlighet ska man ta det på största allvar. Upplevd ohövlighet är en stark orsak till att medarbetarna inte trivs på jobbet. Forskare har också visat att en otrevlig jargong sprider sig om man inte gör något åt den. Den smittar av sig och blir en ond cirkel.

Ett tips för att bättra på samarbetsklimatet i gruppen är alltså att uppmuntra ett positivt språkbruk. Vill man lyfta frågan kan man börja med en enkätundersökning på jobbet och ta reda på om medarbetarna anser att jargongen på jobbet är för rå, och sedan diskutera frågan på ett möte. Om sju av tio tycker så är det nog dags att ändra på hur man uttrycker sig.
En annan varning vill Nicolas Jacquemot gärna föra fram mot tävlingskulturer på arbetsplatser. Enligt forskningen är tävling och konkurrens inte bra för samarbetsklimatet. På arbetsplatser där stöttning kolleger emellan är vanlig är också klimatet bättre. Nicolas Jacquemot vet att finansbranschen har en hel del säljyrken och att vissa personligheter sporras av tävlingsmål.
– Visst kan det fungera om alla har den personligheten, och andra faktorer kan väga upp. Men ofta ger till exempel individuella bonusar fel fokus, att jobba med gruppbonusar är bättre, i alla fall om man vill uppnå ett bättre arbetsklimat, säger han.

Text: BrittMari Lantto
Foto: Anna-Lena Ahlström