Louise tar tiden åter

En efter en plockas de sista julprydnaderna i fejkat granris som hängt över Stockholms gator ner. Ett annat säkert januaritecken är löpsedeln som lovar ”Kom i form – på bara sju veckor”. I tunnelbanan visar reklamskärmar hur en valk på en kvinnomage suddas ut av ett måttband som rullar ner över bilden. Tv-programmet Biggest Loser ska dra igång årets jakt på kilon.

     Kort sagt, nytt år och arbete för nya vanor ligger i luften. Och det är ett sådant arbete effektivitetscoachen Petra Brask, tillsammans med Finansliv, är på väg att följa upp. Men här gäller det inte oönskade kilon på kroppen, snarare mentala kilon som kan göra vardagen tung att manövrera.

I sista numret förra året fick vi möta Louise Lizell, chef på Nordeas nordiska livbolag, som tog första steget mot att få kontroll på alla måsten som snurrade i huvudet.
     – Jag har flunkat på en del, men jag har fått ett annat tankesätt och har tagit till mig sättet att jobba med listor. Att ta en timme på fredagen för att få överblick och strukturera veckan passar mig, säger hon, när vi slagit oss ned i ett av Nordeas nyinredda mötesrum.
     Louise har också tagit till sig sättet att jobba med uppgiftslistan i Outlook, där hon rangordnar mejl bredvid kalendern, under rubriker som Prio 1, att göra eller följa upp.
     – Det blir så tydligt. När saker har legat länge kan det vara så att det är något jag ska delegera till någon annan eller stryka.
     – Jag har till och med exporterat det här sättet att arbeta till en kollega.
     Hon erkänner dock att det under sista veckorna i december blev svårt att hålla fast vid de nya vanorna.
     – Jag var i slutet av ett stort projekt, samtidigt som jag skulle jaga julklappar – det blev lite hysteriskt, så då fick jag inte till fredagsplaneringen.

Mejlboxen lider också något av sviterna från december och efterföljande ledighet – den tomma inkorgen hon hade när vi lämnade henne sist har fyllts på med 630 mejl. Men Petra lugnar.

– Det är så det blir vid arbetstoppar. Du behöver inte en tom inkorg för sakens skull. Jag ser ju att du plockat ut viktiga saker och att du har kontroll på vad du ska göra.
     Med stor energi går hon och Louise sedan igenom den lite översvämmade inkorgen och förpassar gamla mejl, som inte ska upp på att göra-listan i någon form, till den numera klassiska Arkiv-mappen.
     – Titta vad snabb du är nu!, säger Petra uppmuntrande.
     Helt klart har Louise tagit till sig det nya systemet för att hålla ordning och prioritera i outlooken. Nu är det dags att titta närmare på Louises andra tidstjuvar.

Liksom förra gången vi sågs består hennes dag av möte på möte, utan mellanrum.
     – När jag kom i morse fanns ingen paus innan 16. Folk hade bokat in mig.
     Petra börjar genast coacha Louise till att möblera om i kalendern.
     – Vi lägger in marginaler, så att du inte springer från ett möte till ett annat. Om du gör efterarbetet direkt går det lättare och du får med fler nyanser från diskussionerna.
     Under julen jobbade Louise några dagar då hon var själv på kontoret, och hon märkte stor skillnad i vad hon fick gjort.
     – Jag fick en insikt i att arbetsmiljön påverkar mig mycket, att det är viktigt att det är lugnt.
     Målet de kom överens om förra gången, att jobba hemifrån en dag i veckan för att göra fokusarbete, är därför fortfarande högaktuellt. Likadant att Louise ska försöka sätta av tid på förmiddagarna för att kunna jobba ostört.
     En annan tidstjuv är att Louise har svårt att säga nej. Vilket visar sig tydligt när hon ska hantera en mejlförfrågan om att vara med på chefskonferens i slutet på veckan.
     – Jag skulle kunna om jag är med från taxin…, börjar hon, men ändrar sig så snart hon hör sig själv säga det.
     – Nej, vad skulle det bli för kvalitet. Säg nej direkt nu, så vet de, säger Petra.
     En läxa framöver till Louise blir att sluta tacka ja till alla möten bara för att hon har ledig tid i kalendern, utan i stället fundera över om det är något hon verkligen behöver vara med på.
     – Det kan kännas fint att vara tidsoptimist, man upplever att man får mycket gjort. Men kroppen tar stryk när du hastar från det ena till det andra, och du kan kanske inte vara den närvarande mamman du vill när du väl är hemma. Det blir att du tittar upp från jobbsaker och förstrött säger ”fin teckning” till barnen. Och sedan får du dåligt samvete för det, säger Petra.
     Louise håller med.
     – Barnen klagar på att jag alltid tittar i telefonen. Där skulle jag behöva en detox, säger hon.
     – När man får signaler från nära och kära ska man lyssna – det är de som känner en bäst, och som ofta ser saker innan man själv gör det, säger Petra.
     Hon tipsar om att lägga telefonen i hallen när man kommer hem, och inte ta upp den annat än om det ringer. Vissa åtgärder vidtas direkt, som att plocka bort pushnotiser.

Louise får sedan uppskatta hur arbetsdagen fördelas mellan olika områden. När oförutsedda uppgifter, möten och utbildningar samt rutiner fått sitt, finns bara en halvtimme kvar till arbetsuppgifter och projekt.
     – För att få till det har du helt enkelt lagt till tid och snott från familjetiden, säger Petra.
     Det är exakt så, erkänner Louise.
     – Jag tänker ”det tar jag när barnen somnat”, och då är jag oftast för trött för att orka.
Den stora hemläxan för Louise blir nu att få till en bättre fördelning av arbetstiden. Genom att fortsätta att prioritera, få in förberedelsetid i kalendern, inte delta i alla möten och skapa koncentrationstid, kan hon frigöra tid.

Tips: Så motar du tidsstressen

• Säg nej till möten som inte är viktiga för dig eller organisationen. Tänk efter och kolla kalendern innan du svarar på en förfrågan.
• Lägg in tidskuddar i kalendern. Planera in för- och efterarbete i samband med möten. Du riskerar då heller inte att andra bokar in dig för tätt.
• Sitt gärna på ett ställe där du inte kan bli störd när du till exempel måste läsa in material, kanske ett kafé. Att jobba hemifrån är också ett bra sätt att få jobba mer ostört.
• Lägg in starttider och inte bara deadlines för uppgifter, så slipper du alltid vara ute i sista sekunden, då allt blir jätteviktigt och jättebråttom.
• Lyssna på dina nära – det är de som märker när du är stressad innan du gör det. Ha en strategi för vad du behöver göra när du är stressad. Prioritera inte bort familj, vänner, träning och annat som faktiskt kan vara botemedlet mot stress.
• Är du stressad över att du kommit bort från dina nya vanor? Tänk på att varje dag är ett tillfälle till en ny start.