Projektledning – Åtta gropar att undvika

Projektledning – Åtta gropar att undvika

Lär dig undvika det nystartade projektets vanligaste fallgropar. Här är framgångsfaktorerna och tipsen som hjälper dig som nybakad projektledare att lyckas med uppdraget. Text: Annika Wihlborg

1. Toppar och dalar

En central egenskap för projektledare är kompetensen att leda en grupp som kommer att upplösas så snart den nått sitt mål. Projektgruppen är en tillfällig konstellation med ett uppdrag som förhoppningsvis både är väl avgränsat och tydligt definierat. Som projektledare ska du ha förmågan att lotsa projektdeltagarna genom alla projektfaser, såväl toppar som dalar.

2. Parallella agendor

Projektledaruppdraget handlar till stor del om att balansera flera parallella agendor. Du ska dels driva på din projektgrupp och se till att de levererar resultat enligt tidsplan, dels kunna läsa mellan raderna i kontakten med projektbeställaren. Förmågan att läsa mellan raderna och fånga upp de behov beställaren ännu inte har satt ord på är central, liksom att göra regelbundna avstämningar som säkerställer att projektet befinner sig på rätt spår.

3. Energitapp

En vanlig projektledarutmaning är att behålla en viss styrfart i projektet för att projektdeltagarna inte ska tappa energi och motivation och samtidigt kunna manövrera projektet och styra om det till ett annat spår om det är på väg åt fel håll.

4. Kundens önskemål

Ytterligare en viktig egenskap för projektledare är förmågan att tydligt kunna separera kundens önskelista från de krav som definitiv måste uppfyllas för att projektet syfte ska uppfyllas, annars finns det risk att projektet växer och så småningom blir nästintill ohanterligt.

5. Systemfel

Förmågan att åtgärda problem från grunden är avgörande för en projektledare. Problem som dyker upp i ett projekt kan tyckas vara isolerade företeelser, men de är ofta symptom på ett strukturproblem som behöver åtgärdas för att undvika ständigt återkommande problem under projektets gång.

6. Kompetensfällan

Projektgrupper som är fel- eller underbemannade löper risk att fastna i ”kompetensfällan”. Det inträffar ofta när projektledaren eller beställaren underskattar projektets komplexitet i uppstartsfasen och leder till att projektledaren tvingas lägga mycket resurser på att jaga den kompetens som krävs för att slutföra projektet.

7. Bokstavsro

Projektledare vinner sällan på att vara ”bokstavstroende”. En beprövad projektmetodik kan betraktas som en hygienfaktor i framgångsrik projektledning, men våga göra avsteg från projektmetodiken när det krävs.

8. Brist på dialog

Om projektet har en styrgrupp är det projektledarens uppgift att bädda för en god relation med den. Se till att kontinuerligt uppdatera styrgruppen om projektets framsteg. En nära dialog med styrgruppen kan vara avgörande för ett projekts framgång och överlevnad.

Källa: Magnus Mähring, Handelshögskolan Stockholm

 

Projektet – en utmärkt skola i chefskap

Mikael Weining är konsult på iSite och har arbetat som projektledare i fem år, både som anställd projektledare och ansvarig för strategiska projekt på Danske Bank. För närvarande är han inhyrd projektledare för ett IT-projekt på SEB.

– Projektledning är en fantastisk ledarutbildning, det är ofta en bra förberedelse för den som vill bli chef. Som projektledare tvingas man avstå operativt arbete och istället skapa förutsättningar för projektet och dess deltagare. Under mina år som projektledare har jag bland annat lärt mig att det sällan är särskilt effektivt att vara ”renlärig” och fokusera på en projektledningsmetodik. För att bli en riktigt bra projektledare måste man vara beredd att, med hjälp av sunt förnuft, blanda olika metodiker utifrån situation och behov, säger Mikael Weining.

En avgörande lärdom efter ett antal projekt är att en projektledare behöver kunna hantera och balansera många olika viljor och agendor. Hen fungerar lite som en medlare mellan projektbeställaren, och projektdeltagarna. Numer är det snarare regel än undantag att de olika intressenterna finns på IT och verksamhetssidan, framtidens framgångskoncept är att ha ett ben i båda de världarna.

Mikael Weining menar att så länge man inte lyckas sprida projektets övergripande mål till samtliga projektdeltagare och får delprojektgrupperna att arbeta mot samma mål, så spelar det egentligen ingen större roll vilka metoder man använder sig av.

– Ett misstag som förändrade min projektledningsstil var när jag ledde ett projekt på Danske Bank. När de olika projektgrupperna jobbat var för sig en period var det dags att träffas och sammanfoga resultaten. Det visade sig att projektgrupperna hade helt olika uppfattning om projektets övergripande syfte och mål. Vi hade tre separata delprojekt istället för en samlad satsning. Det enda rätta var att låta projektdeltagarna träffas, lära känna varandra och prata ihop sig i lugn och ro, säger Mikael Weining.

Ytterligare en lärdom är vikten av att göra regelbundna avstämningar med projektbeställaren, för att säkerställa att projektet utvecklas i rätt riktning. Avstämningarna bidrar också till att balansera beställarens förväntningar, som ibland befinner sig på en orealistiskt hög nivå. Graden av kommunikation är ofta skillnaden på ett lyckat och ett mindre lyckat projekt.

– Ett annat vanligt misstag är att man som projektledare är så nöjd med att projektet har nått sitt mål att man missar den viktiga implementeringsfasen. Om projektgruppen exempelvis utvecklat en ny IT-applikation eller ett nytt affärssystem fyller det ju ingen funktion om medarbetarna inte känner sig motiverade att använda dem. Numera avsätter jag rejält med tid till den organisatoriska implementeringen och planerar för det från början, säger Mikael Weining.

publicerad
2 september 2014
NY SPONSOR. @naprapatlandslaget är på plats när branschen springer Finansloppet den 5 september!
NY SPONSOR. @nicks.se är på plats och delar ut chokladbars till alla som springer Finansloppet den 5/9 på Stockholms stadion.
NY SPONSOR. Nu är det klart - @thenaiainitiative är på plats och delar ut dryck till alla som springer Finansloppet.
Den 5 september springer branschen Finansloppet. ✔️Start och mål på Stockholms Stadion. ✔️3,8 km i Lill-Jansskogen. ✔️Picknick och branschmingel efter loppet. ✔️Spring, jogga eller promenera i skogen. www.finansloppet.se #finans #löpning #bank #försäkring
Anmälan är öppen! #finansloppet2019
Nytt nummer! Läs om förtroendekrisen som skakar branschen. #finans #svpol #magazinecover #hållbarhet #finansliv #sustainability #cover #swedbank #finansbranschen #danske
Följ @Finansliv på Instagram