Aktivitetsbaserat kontor kräver nya chefsgrepp

Martina Sundström är chef för Kund och kampanj som består av sex medarbetare. Gruppen jobbar med operativt stöd för att bearbeta Folksams fyra miljoner kunder i olika kanaler. Till det aktivitetsbaserade kontoret kom de för ungefär ett år sedan.
– Vi gick från att ha egna rum direkt till det aktivitetsbaserade kontoret. Vi gjorde en ordentlig riskanalys innan flytten och gick igenom de farhågor som fanns. Oron handlade främst om hur man skulle få arbetsro och hur man skulle slippa bli störd av andra, säger Martina Sundström.

Hon tycker att flytten fungerade bra, och har inte hört att någon inte skulle trivas. I början satte sig alla ihop. Martina Sundström insåg att det krävs arbete hela tiden för att alla ska utnyttja det aktivitetsbaserade kontorets möjligheter.

– Vi påminner varandra om vad vi vill åstadkomma. Om vi arbetar bra och effektivt när vi sitter ihop nära varandra, ja då är det bra. Men samtidigt är det helt fel om vi tror att vi ska ha egna platser. Då blir det bara ett statiskt kontorslandskap.

Vitsen är att var och en ska tänka efter var man ska sitta för att arbeta effektivt. Det finns runda bord, ståbord, soffor, långa bord med helt vanliga kontorsstolar och små fåtöljgrupper. Tysta rum där mobilen ska vara av och rum för projektarbeten.
– Det är lätt att tro att de som är lite mer introverta skulle få det svårt i det aktivitetsbaserade kontoret och ska in i tysta rum, men så är det inte. Det är de mer extroverta som kan behöva påminnas om att de kanske ska sitta i ett tyst rum för att vara riktigt effektiva, säger Martina Sundström.

Det som verkligen var ett vinnande koncept för Kund- och kampanjgruppen för att hålla ihop teamet i den nya arbetsmiljön var att införa korta morgonmöten varje morgon. På 15 minuter dryftas viktiga frågor, då diskuteras bästa sätt att komma förbi svårigheter i arbetet, och då sker kompetensöverföringen. Mötet ligger klockan 8:40, det vill säga före 9, då andra möten ofta startar. Till det kommer gruppmöten en gång i veckan, för mer ingående information och större frågor.
– Däremellan har vi vårt nya verktyg – chatten. Den gör att alla alltid är nåbara. På det viset tycker jag att jag faktiskt är mer tillgänglig för mina medarbetare nu än tidigare. Var folk sedan befinner sig i huset när de jobbar är helt ointressant. Det är resultatet som räknas, att kunna prestera bra.

Förutom att sammanhållningen har ökat tycker Martina Sundström att hon har mer kontroll över vad alla arbetar med nu. Men varför behövs en extra kontaktväg, räcker inte mejlen?
– Nja, mejlen kollar man inte hela tiden, det kan ju gå timmar mellan. Chatten lyser i nederkanten på skärmen när någon vill mig något, den är mer direkt. Den svarar man snabbt på, förklarar Martina Sundström.
Uppföljning av arbetet sker i enskilda så kallade målsamtal en gång i månaden. De brukar Martina Sundström ta genom ”walk and talk”, det vill säga genom att promenera med medarbetaren. Ute, om vädret tillåter. Varför ta upp ett litet rum – som det är brist på – för det, resonerar hon.
– Att gå ihop ger dessutom ett bra samtalsklimat tycker jag. Och det är bra att röra på sig. Målsamtalen brukar ta en timme per person. Jag tror inte medarbetarna känner att de inte får tillräckligt med tid med mig, säger Martina Sundström.

Hon har blivit mer medveten om hur viktigt det är med den sociala biten. Att luncha och fika ihop med gruppen blir viktigare, och att ta initiativet till en tiominuters fika på eftermiddagen är en del i det.
Lite har hon funderat på hur det skulle fungera med helt nya medarbetare. Hur skulle det gå att få in dem i arbetsgruppen, så att de känner tillhörighet? Kommer bara supersociala personer bli anställda framöver?
– Det kan finnas en risk att medarbetare ”försvinner”, och då är det viktigt att samla gruppen ofta som vi gör. Jag tror många är lite avundsjuka på oss som har bra sammanhållning.
Annars tror hon inte man ska överdriva skillnaderna med att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor. Det egna arbetet fortsätter och ska göras.
– Vi gör förändringar i miljön allteftersom. Det viktiga är att inte klämma in för många människor så att det blir brist på platser och valet av arbetsplats inte går att genomföra. Mötesplatser och relationer är viktiga i en så stor organisation som vi jobbar i. Att få veta mer om vem som gör vad är en fördel med att sitta ihop med andra, säger Martina Sundström.

Ända tills i somras satt Björn Nordin, chef för Bolagsjuridik, i eget rum på 25:e våningen i Folksamskrapan. De tio juristerna satt två och två på rad i kontorslandskapet utanför. Nu sitter de, plus de nio från Juridik Person och de sex från Juridik Sak i det aktivitetsbaserade kontoret. Tillsammans utgör de Koncernjuridik som tillhör vd-staben.
– Utmaningen att hålla ihop gruppen blev tre gånger större när vi flyttade. Det räcker inte längre med ett avdelningsmöte per månad, utan vi behöver ses minst en gång varje vecka. Sedan har vi fasta tider för lunch och fika varje dag, som förstås är frivilliga beroende på den arbetssituation man har. När man sitter utspridda kan det annars lätt bli så att plötsligt har alla gått på lunch och man har ingen att gå med, säger Björn Nordin.

Det finns också en överenskommelse om att avdelningens alla medarbetare i huvudsak finns på detta våningsplan, där totalt 120-130 medarbetare arbetar. Det är ett sätt att hålla ihop gruppen.
– Ännu viktigare är kanske att jag finns här. När vi diskuterade hur tillgänglig jag behöver vara var mitt förslag att ha en fast tid varje vecka när alla kunde komma till mig med olika saker. Men det slutade med att man får boka en tid med mig i stället.
Frågan är förstås när det är okej att störa chefen? Kortfrågor är självklart inga problem att ta på stående fot. Björn Nordin tror att det aktivitetsbaserade kontoret, med de mer sociala arbetsytorna, gör att det är lättare att ta kontakt med sin chef.
– Det är trevligt när medarbetarna kommer fram och pratar. Så klart får det inte leda till att chefen blir avbruten så ofta att hen gömmer sig, men jag tycker det fungerar bra.

Att ha koll på var medarbetarna finns är inget problem, eftersom alla har möjlighet att lägga in var de befinner sig i chattsystemet.
– Det tar mig inte mer än tio sekunder att nå mina medarbetare. Att röra sig i miljön är samtidigt ett sätt att hålla kontakt, säger han.
På avdelningsmötena går man bordet runt, och var och en berättar om vilka ärenden de arbetar med. Alla ska veta vad som gjorts, och vad som pågår nu. För att få bättre kontroll över flödet är en digital anslagstavla på gång.
Inför flytten diskuterade avdelningen sina krav på arbetsmiljön. Många behöver platser med lugn och ro där man kan koncentrera sig, för att läsa och skriva komplicerade juridiska texter.
– Men alla arbetar samtidigt mot intressenter ute i verksamheten så det är en del projektmöten, och även teammöten där man konsulterar varandra. Flera behöver rum för ad hoc-träffar, det vill säga samtalsrum som inte behöver bokas i förväg.

Vill man ha knäpptyst är Glasriket ett bra ställe, där råder till och med mobilförbud. Poängen med ett öppet kontor som detta är att man ska höra andras samtal och snappa upp information. Men Björn Nordin tror inte att behovet av det är så stort just i hans arbetsgrupp.
– Fast farhågorna om ett jättestort bullrigt kontorslandskap har kommit på skam. Hör så tyst det är! Det är bara i coffice, det vill säga i fikaavdelningarna, som det är lite högre ljudnivå.

Vad han saknar är fler små mötesrum som inte behöver bokas i förväg, eller som bokas på plats. Sedan tycker han att ivern att åstadkomma variation i miljöerna kanske blivit lite väl stor. Platser möblerade med enbart saccosäckar eller konstiga pallar och gungstolar står tomma medan folk letar efter arbetsplatser med helt vanliga kontorsstolar.
– En utvärdering är gjord och förändringar görs löpande. Häftigt just nu är annars den digitala förflyttning Folksam är inne i. Och det aktivitetsbaserade kontoret är en del av det, säger Björn Nordin.

Text: BrittMari Lantto
Foto: Alexander Donka