Varannan tycker arbetsmiljön försämras utan eget skrivbord

Hur mycket plats tar en anställd?
Med cellkontoret, där varje medarbetare har eget rum, krävs en yta om 20-30 kvadratmeter per person, enligt Liselott Thelenius, uthyrningschef på fastighetsbolaget Brostaden.
I kontorslandskap kan ytan minskas till 15-20 kvadratmeter. Nu, när många företag, omfamnar aktivitetsbaserade lösningar – ibland kallade flexkontor – kan ytan krympas ytterligare, ner mot 10-13 kvadratmeter per person.

»Förtätning av kontorsytan är det huvudsakliga skälet till aktivitetsbaserad arbetsplats och allt annat är säljpitch«, svarar en av de 552 personer som har deltagit i Finanslivs nya webbundersökning om aktivitetsbaserade kontor.
Vid förra undersökningen svarade 82 procent att de skulle föredra en arbetsgivare där man får ett eget skrivbord. Den andelen har nu – ett år senare – ökat till 83 procent.
Att motståndet bland dem som ännu inte har flyttat in i de aktivitetsbaserade kontoren är kompakt är lika tydligt som tidigare: 65 procent svarar att de inte skulle vilja prova. Skillnaden mot för ett år sedan är att allt fler nu faktiskt har provat. Av dem tycker 35 procent att arbetsmiljön har förbättrats och 46 procent att den har försämrats, trots miljardinvesteringar i nya, moderna lokaler.

Det är tydligt att frågorna väcker starka känslor. Bland de nära 400 kommentarer som anställda i banker och försäkringsbolag har lämnat återkommer framförallt två synpunkter
1) Det är stressande att komma till jobbet på morgonen och inte veta var man får sitta och med vem.
2) Det är ineffektivt att hämta sina arbetsredskap i ett skåp och sedan släpa runt dem mellan olika platser för att avsluta dagen med att städa sitt skrivbord och låsa in sakerna igen.
»Vi har så mycket förändringar i vår organisation så vi behöver åtminstone en fast plats att utgå ifrån«, säger en anställd.
»Det är väldigt tröttnade. Arbetar på Telefonbank och mycket av ens energi går ut på att avskärma sig från störande ljud och kolleger som springer bakom ryggen«, säger en annan.
Någon beskriver det aktivitetsbaserade kontoret som ett »hela-havet-stormar-hus« medan en annan säger: »Din arbetsplats är din borg. Dessutom är inte arbetet så papperslöst som IT-cheferna tror«.

Av finansmarknadens aktörer har Swedbank kommit längst i sin förflyttning in i ett aktivitetsbaserat arbetssätt. I och med flytten till det nybyggda huvudkontoret i Sundbyberg kunde Swedbank minska kontorsytan från 65 000 till 45 000 kvadratmeter för 2 500 medarbetare (18 kvadratmeter per person).
Inflyttningen i juni 2014 firades med hip-hop-musik som var så högljudd att grannar ringde och polisen ryckte ut. I dag är det Swedbanks anställda som störs av ljud.
– De små, tysta rummen där man kan gå in och prata i telefon har blivit väldigt populära. Vi tittar på hur vi ska kunna skapa flera sådana telefonhytter, säger Yvonne Palm, huvudprojektledare för Swedbanks flytt.
Hon konstaterar att processen till att bli aktivitetsbaserade har varit mycket tyngre och större än vad Swedbank hade trott.
– Jag tycker att vi hade förberett oss ordentligt, men vi kunde nog ha haft en bättre dialog med verksamheten, säger hon.

En grupp som har haft svårt att gå över till ett aktivitetsbaserat arbetssätt är back-officefunktioner som supportorganisationer. Här har behovet av att sitta tillsammans med sin arbetsgrupp blivit tydligt.
– De har också behov av en annan typ av fast telefonilösning och inspelningsmöjlighet. Då fungerar inte aktivitetsbaserat, säger Yvonne Palm.
En annan medarbetargrupp som inte har kunnat ta till sig det nya arbetssättet är valutahandlarna som ofta har fem eller sex dataskärmar framför sig.
Den första medarbetarundersökningen efter flytten visade ökat missnöje, men enligt Yvonne Palm är siffrorna nu tillbaka på samma nivå som före flytten.

Kritiken mot Swedbanks aktivitetsbaserade huvudkontor kan delas in i två huvudspår: Tekniska och mjuka utmaningar.
– Det är två parallella processer. Det sägs att det tar 18-24 månader att vänja sig vid så här stora förändringar och vi har inte varit här i två år ännu. Den tekniska processen pågår ständigt, säger Yvonne Palm.
Det är den digitala tekniken med trådlöst nätverk och mobil telefoni som har möjliggjort det aktivitetsbaserade kontoret, men tekniken för samtidigt med sig nya utmaningar. På Swedbank har videokonferenser och Skypemöten visat sig bli ett arbetsmiljöproblem.
– Många pratar högre än i vanliga samtal och en del av omställningen är att gå undan och ta större hänsyn för att inte störa sina arbetskamrater, säger Yvonne Palm.

Carina Tillman, Group HR på Swedbank, instämmer i utmaningen:
– Vi visste att det här inte bara var en enkel manöver där vi flyttar från A till B. Vi vill åstadkomma en kulturförändring med ett förändrat arbetssätt. Det är en balansgång, vissa av medarbetarna uppfattar det nog som att de blev mer eller mindre påtvingade detta eftersom vi hade fattat ett beslut om att arbeta aktivitetsbaserat. Men om vi märker att arbetssättet inte fungerar för en specifik funktion måste vi i vissa fall anpassa arbetsmiljön för denna.

Finansliv har kontaktat alla stora aktörer i branschen. De som nu har flyttat in i aktivitetsbaserade kontor menar att det är för tidigt att dra några slutsatser om hur arbetsglädje, sammanhållning, resultat, effektivitet och ledarskap har påverkats. Flera av dem efterlyser vägledning från Arbetsmiljöverket.
Lena Niemi Birgersdotter, sakkunnig på Arbetsmiljöverket, ser hur utvecklingen i Sverige nu går snabbt mot aktivitetsbaserade arbetssätt och flexkontor, men att det ännu saknas underlag för att slå fast vilka konsekvenser trenden för med sig.
– I de kontakter vi har med finansbranschen märker vi att arbetsbelastningen är hög, att de anställda ska klara fler arbetsuppgifter än tidigare och är mer pressade. Men om det är kopplat till nya arbetssätt vet vi inte, säger Lena Niemi Birgersdotter.

Några saker är viktiga att tänka på när man går över till nya kontorslösningar, menar hon:
1) Alla anställda ska enkelt (alltså alldeles i närheten av arbetsplatsen) ha tillgång till tysta rum där man kan gå undan för samtal eller för att få arbetsro.
2) Ljudbilden bör styra hur man utformar rummen. I dag finns bra ljuddämpare i form av möbler, mattor och ljudabsorberande väggar.
3) Planera för tillfälliga aktiviteter i mitten av lokalen och fasta platser längs fönster så att alla får maximal tillgång till dagsljus.
– Alla ska ha förutsättningar att göra ett bra jobb. För en del yrkesgrupper, som säljare eller journalister, kan det vara ett plus att höra vad kollegerna pratar om. Man kan lära sig av det och få ett informationsutbyte. Men för koncentrationskrävande uppgifter, om man exempelvis jobbar med rapporter eller analyser, finns risker med att inte få arbeta ostört, säger Lena Niemi Birgersdotter.

Att de renodlade kontorslandskapen stör koncentrationsförmåga och sänker effektiviteten är väl dokumenterat. Men forskningen kring specifikt aktivitetsbaserade kontor är begränsad. Studier pågår. Handelshögskolan utreder.
De flexibla kontoren är tänkta att förena det bästa från de öppna landskapens lediga informationsutbyte till cellkontorens avskildhet. Men vad går förlorat på vägen och vad riskerar att falla mellan kontorsstolarna?

Jimmy Johnsson, strategisk rådgivare på FTF, påpekar att ett perspektiv ofta glöms bort när man inte längre har en given plats med ett skrivbord intill sina avdelningskolleger.
– Hur konstigt det än kan låta finns en viss risk för isolering beroende på hur arbetsgrupperna är sammansatta. När en människa kommer in i ett rum aktiveras en form av signalsystem. Bekanta ansikten ser om du är glad, ledsen eller bekymrad. Det fungerar inte på samma sätt med e-post eller telefon, säger Jimmy Johnsson.
Han hänvisar till studien »The Impact of Recognition on Employee Performance« av de amerikanska forskarna Fred Luthans och Alexander D. Stajkovic. Forskarna har gjort en sammanställning av 72 studier av informellt erkännande: leenden från medarbetare, uppskattande blickar, frågor som tyder på intresse eller att medarbetare berättar att de har sett ens arbetsinsats. I studien kom Luthans och Stajkovic fram till att personer som får mycket uppskattning anstränger sig i snitt 17 procent mer.

Flera av kommentarerna i Finanslivs undersökning visar att grupptillhörigheten går förlorad.
»Jag skulle vilja att min avdelning hade ett så kallat hemviste där vi satt tillsammans«, skriver en av de tillfrågade.
»Det är stressigt, rörigt och det blir dålig kommunikation i arbetslagen, då alla i gruppen inte är samlade utan ska försöka kommunicera på annat vis«, skriver en annan.
»…vill också sitta i närheten av de kolleger som har samma arbetsuppgifter som jag. Detta för att vi då kan samarbeta och även hjälpa varandra«, svarar en tredje.
Mer drastiskt formulerar sig en fjärde: »Ingen kanske saknar mig om jag skulle råka ut för en olycka på väg till jobbet (finns inget skrivbord som är tomt)«.
Jimmy Johnsson ser en prövning för ledarskapet:
– Hur leder man en avdelning som är utspridd på många platser och våningar? Hur utövar man sitt chefsansvar så att medarbetarna blir sedda och bekräftade? Det tror jag blir en av de stora framtidsutmaningarna, säger han.

Aram Seddigh, som forskar om olika kontorsmiljöer på Stressforskningsinstitutet och driver bloggen kontorsforskning.se, är inne på samma resonemang.
– Det aktivitetsbaserade arbetssättet kräver en större nivå av självledarskap. På något sätt måste man kompensera för de ledtrådar man får på en arbetsplats där man kan markera sin närvaro i det fysiska rummet.
Aram Seddigh menar att många av de företag som nu flyttar in i aktivitetsbaserade kontor är duktiga på att genomföra de fysiska förändringarna, men att de inte avsätter tillräckligt med tid och resurser för att genomföra en förändring av arbetssättet.
– Vi måste lära oss att förstå hur människan fungerar. Vi har ett behov av att vara unika och där har det personifierade skrivbordet fyllt en funktion liksom namnskylten på dörren. Vi bör fundera på hur vi kan personifiera det aktivitetsbaserade kontoret där det inte är möjligt att på samma sätt fysiskt lämna spår efter sig, säger Aram Seddigh.

Bland storbankerna står SEB näst på tur för att flytta ut delar av sin verksamhet från Stockholms innerstad. Flytten till nybyggda lokaler i Arenastaden i Solna intill köpcentret Mall of Scandinavia kommer att ske i två etapper: den första i mitten av 2017 och den andra ett år senare. Totalt flyttar 4 500 medarbetare in på 67 500 kvadratmeter (15 kvadratmeter per person).
SEB kommer inte att bli lika aktivitetsbaserade som Swedbank.
– Vi har en något annorlunda inställning och utgångspunkt. Vi tittar på de olika verksamheternas önskemål och byggnadens utformning och bestämmer efter det vilka avdelningar som ska arbeta aktivitetsbaserat och vilka som bör ha en fast arbetsplats, säger Ulf Peterson, personaldirektör i SEB.
– Vi har strävat efter att maximera lokalernas flexibilitet och beaktar självklart det som kännetecknar aktivitetsbaserat arbetssätt, tillägger han och nämner lugna respektive kreativa zoner, öppna kontorslandskap och projektrum.
Beslutet grundar sig på erfarenheter från andra företag som har hunnit upptäcka det aktivitetsbaserade kontorets för- och nackdelar.
– För en försäljningsorganisation som inte alltid är på plats på kontoret tror jag att det kan vara fantastiskt bra, liksom om man jobbar i projektformat, säger Ulf Peterson.

Interaktion mellan avdelningar och personer som annars inte hade mötts framhålls ofta som en av fördelarna med det aktivitetsbaserade kontoret. Har det blivit så också i praktiken?
– Vi har inte gjort någon riktig uppföljning eller beräkning på det ännu, men det vi hör är att ledtiderna är kortare. Att man löser saker snabbare än när man tidigare skickade ett mejl och sedan fick vänta på svar, säger Carina Tillman på Swedbank.
Även om en klar majoritet av svaren i Finanslivs undersökning är negativa finns också positiva erfarenheter av arbetssättet.
»Goda synergieffekter«, påpekar en röst. »Positivt erfarenhetsutbyte i vardagen«, svarar en annan. »Snabbmöten på stående fot är härligt«, skriver en tredje.

Berit Ohlsson, koncernklubbsordförande i Nordea, väntar på resultaten från den medarbetarenkät som har gjorts.
– Det jag hör är att det är lättare att få kontakt med varandra och att det har blivit så välstädat och fräscht när ingen boar in sig med papper och privata saker. Det upplever många som positivt, säger hon.
Nordea praktiserar, liksom flera andra aktörer, så kallad clean desk policy, riktlinjer för hur arbetsplatsen ska se ut när man går hem för dagen. Att alla medarbetare plockar ihop sina papper, pärmar och sin dator och låser in dem i skåp gör det i alla fall lättare för städare att utföra sitt arbete snabbt.
En annan positiv aspekt är minskad pappersförbrukning. Swedbank har med flytten drivit upp tempot i digitaliseringen när man – trots många protester – minskade antalet skrivare från 502 till 73. På ett och ett halvt år har pappersförbrukningen halverats.

Skandia Försäkringar flyttade i november 2015 in i ett aktivitetsbaserat kontor med plats för 20 medarbetare i Globenområdet i Stockholm. Flytten är ett test och om det faller väl ut kan fler kontor följa efter.
– Det är ett förnyat arbetssätt och kräver en tillvänjning. Det kan vara svårt att släppa sina mappar, säger Maria Uggla, ansvarig för Stockholm-Mälardalen.
Hon menar att om man bara kan tillgodose balansen mellan öppna ytor och utrymmen för samtal som kräver sekretess är arbetssättet positivt.
– Miljön är kreativ. Man pratar och lär sig av varandra på ett annat sätt än tidigare. Branschen är inne i ett skifte med lagkrav på att allt ska dokumenteras och då är det så viktigt att få till ett utbyte mellan medarbetare, en hjälpas-åt-miljö där man jobbar i team, säger Maria Uggla.

Foto: Johan Marklund