Så ska de anställda jobba på Nordeas nya hybridkontor

Nordea stänger sina två kontor vid Lindhagen och Moodgallerian i Stockholm för att flytta in alla medarbetare i det nuvarande huvudkontoret vid Hamngatan. Flytten beräknas starta kring årsskiftet och berör cirka 1 500 medarbetare. Orsaken är bland annat att banken i nya riktlinjer till personalen uppmuntrar till hemarbete upp till två dagar per vecka.

– Huvudsyftet är att vi vill göra ett flaggskepp för Nordea mitt i huvudstaden, säger Nordeas Sverigechef Per Långsved.  Det ska vara öppet och välkomnande för medarbetare och framför allt för kunder.

Han beskriver ett kontor som ska vara transparent med ingång från Hamngatan.

Det ska sjuda av liv så gott som dygnet runt.

– Vi vill skapa en plats där vi kan samarbeta, nätverka, bjuda in kunder till seminarium och kundträffar, det ska sjuda av liv så gott som dygnet runt.

För att kunna göra det behöver de bygga om för öppna, moderna arbetsplatser, enligt Per Långsved. Kontoret ska innehålla olika typer av aktivitetsytor.

– I dag finns en kantin, en väldigt stor sådan, som en lunchmatsal, där vill vi skapa ytor för olika typer av funktioner. Vi kommer också att ha andra arbetsytor som är mer biblioteksliknande för koncentration och tystnad.

Kontoret ska bestå av två huvudbyggnader. Den som ligger ut mot Hamngatan är den kundmötande byggnaden. I mitten beskriver Per Långsved en yta som ska fungera som en smältdegel. Utöver det ska det finnas en enhet som är mer »vanliga kontorsytor«.

Historiskt sett har det varit ganska många stängda dörrar på huvudkontoret.

– Historiskt sett har det varit ganska många stängda dörrar på huvudkontoret. Det här bygger på att vi öppnar upp så att man kan ha den här pulsen och genomströmningen och ytterligare kunna samverka med varandra.

Han framhåller att arbetssituationen i och med pandemin har förändrat sig men att de aldrig kommer att tumma på tillgängligheten för kunderna.

– Vilka beslut vi än fattar så måste det innebära att det blir bättre för kunden. Vi vill ha ytor och arbetsplatser som möjliggör produktivitet, kreativitet och samverkan. Sedan får man pröva sig lite fram längs vägen.

Hur ska då alla 1500 överflyttade medarbetare från Lindhagen och Moodgallerian få plats på Hamngatan?

– Även innan pandemin så var det inte mer än 60 procents beläggning på de arbetsytor vi hade. Vi har blivit färre medarbetare i Sverige. Vi har också sett under pandemin att det har gått att göra en hel del hemifrån och det är den flexibiliteten det här bygger på. Men vi tror att människor i det långa loppet har ett behov av att kunna mötas och samverka.

En skillnad blir att alla anställda inte kommer att kunna ha en permanent arbetsplats.

Det kommer att finnas behov av att ha någon form av teamkänsla med dem man träffar ofta.

– Då skulle lite av själva vitsen gå förlorad, om man vill att det ska vara en lite mer pulserande arbetsplats. Det kommer att finnas behov av att ha någon form av teamkänsla med dem man träffar ofta. Det har gått jättebra när många har jobbat hemma och det är många fördelar vi har sett med det. Med det här vill vi skapa en attraktiv yta för att få ut samverkan, nätverkande och kreativitet. Det ändrar lite profil på hur den vanliga arbetsplatsen har sett ut.

Per Långsved tror inte att det kommer att bli trångt eller göra att verksamheten fungerar sämre.

–  Då skulle vi inte göra det här draget. Och vi gör det inte över en natt, utan vi kommer att utvärdera efter hand. Jag tror att alla är ganska ödmjuka efter det vi har gått igenom och får ställa sig frågan »vad blir bäst på sikt?«. Men att skapa en arbetsplats med allt under ett tak trodde vi på redan innan pandemin.

Själva flytten har mottagits väldigt positivt över lag, enligt Per Långsved.

Riktlinjerna är att de anställda kommer att kunna arbeta hemma upp till två dagar i veckan, beroende på vilken typ av roll man har.

– Men det kommer inte vara en »one-size-fits-all« på något sätt. Vi får testa oss fram och lyssna på medarbetarna. Jättespännande och jättesvårt.

Det finns grupper som inte i någon större utsträckning kommer att kunna jobba hemifrån, och det handlar främst om att möta kundernas behov, menar han.

– Den flexibilitet vi främst ska värna om är kundens flexibilitet. Vi ska inte sätta upp villkoren för hur kunden ska träffa oss. En undersökning som vi gjorde i maj visade att det finns ett behov hos kunderna av att träffa oss fysiskt vid vissa händelser i livet.

Att det finns många olika åsikter bland personalen om det nya sättet att arbeta är inget han tycker är problematiskt.

– Det finns lika många åsikter som det finns medarbetare. Vissa tycker att det inte är något problem, man lagar efter läge, medan andra som har suttit hemma i 500 dagar undrar varför de överhuvudtaget ska komma tillbaka till arbetsplatsen. Vi har ett pussel att lägga. Just nu är vi där att vi försöker hitta det bästa av två världar genom den här hybridmodellen.

Nordeas 110 kontor har varit öppna varje dag under pandemin. För dem som arbetat med kundmottagande där innebär det ingen större förändring med den nya arbetssituationen. Enligt Per Långsved har sju av tio kundmöten under pandemin skett via skärm. Hybridmodellen innebär däremot en stor skillnad för exempelvis supporterande enheter, som under pandemin har till stor del arbetat 100 procent hemifrån.

Det blir en förändring där det erbjuds en större flexibilitet men också nya typer av arbetsytor.

– Där är det både en stor förändring jämfört med hur det var innan pandemin, och en stor förändring mot hur det har varit under pandemin. Det blir en förändring där det erbjuds en större flexibilitet men också nya typer av arbetsytor. Men nu är det dags att ta sig in till arbetsplatsen och det kommer att bli mindre hemarbete än det varit under pandemin. Det beror på vilken måttstock du har när du jämför.

Per Långsved menar att de lärt sig mycket under pandemin.

– Jag hade inte kunnat föreställa mig att det skulle gå så lätt att ställa om. Att vi kunde hålla den här stora organisationen produktiv och fortsatt blomstrande. Vi har lärt oss mycket om hur det går att anpassa sig.

Han säger att de också lärt sig att det går att fungera utan att vara på plats och ändå behålla en teamkänsla.

– Förut har vi kunnat samlas i olika typer av team-event. Nu har vi insett vikten av att samla alla i allt från friskvård med gruppträning, till att vi sjunger tillsammans. Hur man håller i gång en kommunikation har varit a och o i det här. Det har varit utmanande för alla som är ledare att fånga upp hur alla egentligen mår och tycker och tänker när man inte har kaffemaskinen att samlas kring.

Hur kommer ni att hantera arbetsmiljöansvaret som arbetsgivare när det nu läggs fast att man får arbeta ett par dagar per vecka hemifrån?

– Det vi säger är att det är ingen skyldighet att jobba hemifrån. Vi kommer inte att schemalägga dagar som ska arbetas hem­ifrån. Vi säger att det går att arbeta hemifrån. Då kan man som arbetstagare utnyttja den möjligheten. När man är i sin hem­miljö så erbjuder vi en skärm och en stol från banken. Sedan erbjuder vi ergonomisk support och psykologisk support.

Per Långsved sitter själv hemma och arbetar, han tar bort bakgrunds­bilden på skärmen som visar den framtida entrén till Nordea och visar sin sons rum där han har sitt arbetsrum hemma.

– Under den mest intensiva perioden satt jag väl hemma mer eller mindre 100 procent. Vi har en rejäl studio på Nordea som vi kan sända ifrån så där har jag också varit ganska mycket för att kommunicera med medarbetarna. Men jag tänker att jag ska leva som jag lär. Vi följer självklart Folkhälsomyndighetens rekommendationer, det betyder inget onödigt resande. Första tiden på Nordea besökte jag nästan 90 kontor runt om i landet. När det tillåts kommer jag att ägna mycket tid åt att besöka medarbetare.