Våga be om feedback i ditt 1:1-samtal
Manualen Individuella samtal mellan anställd och närmaste chef finns i olika former. Finansliv reder ut begreppen och tipsar om hur ett 1:1-samtal kan bli effektivt och vilka fallgropar som kan undvikas.
I ett 1:1-möte sätter sig chefen ned med sin medarbetare. Det finns olika typer av individuella samtal mellan chef och anställd; medarbetarsamtal, utvecklingssamtal, lönesamtal, avstämningssamtal. Ett 1:1-samtal skiljer sig från de övriga samtalen. Mötena är visserligen formaliserade men mer informella, sker oftare och tar inte lika mycket tid.
1:1-samtal, eller one-to-one som det också kallas, har funnits länge men pandemin och hemarbete bidrog till ett ökat behov av tätare avstämningar mellan medarbetare och närmaste chef. Medarbetarnas välmående fick också mer fokus och i ett 1:1-samtal är det lättare att fånga upp signaler på ohälsa än att träffas i grupp.
De informella 1:1-samtalen hjälper till att bygga relationen mellan anställd och chef vilket skapar förtroende, och man lär känna varandra. Då vågar man ta upp saker som kanske inte är direkt kopplat till arbetsuppgifterna men som påverkar den anställde.
Inom finansbranschen varierar det hur ofta man har 1:1-samtal och många gånger är det upp till medarbetare och närmaste chef att bestämma det.
Nordea har hela tiden pågående dialoger mellan medarbetare och chef för att stämma av prestation, riktning och välbefinnande.
– Vi tror på att saker hanteras bäst direkt när de sker och därför har vi samtal kontinuerligt, säger Torbjörn Rydström, HR-chef på Nordea Sverige.
Tips för ett lyckat 1:1-samtal
Var förberedd.
Ha en agenda för mötet som du som medarbetare har satt till stor del.
Håll det informellt.
Håll mötet kort, cirka 15 minuter, annars finns risken att mötet inte blir av.
Våga be om feedback.
Skapa rutin och boka mötena framåt, en till två gånger per månad.
Stäm av hur parterna tycker att mötena fungerar.
Fallgropar
Chefer detaljstyr mötet.
Att inte bjuda in till dialog som medarbetare.
För lite tid avsatt.
Nordea har jobbat länge med individuella avstämningsmöten, men under olika namn.
– Allt handlar om att ha en dialog där vi ständigt utvecklas och växer. Individuella samtal behövs för att kunna säkerställa att vi som arbetsgivare ser varje medarbetares unika behov och bygga en utvecklingsplan som matchar medarbetarens behov och ambitioner.
Antalet samtal som behövs utöver utvecklingssamtalen bestäms mellan chef och medarbetare och det finns inga hinder kring att ha fler formaliserade avstämningar, men för alla krävs att minst en PLD-process (Performance, Learning and Develoment) genomförs per år, enligt Torbjörn Rydström.
– Vid sidan av alla pågående dialoger så har vi även ett mer strukturerat sätt att fokusera på prestation och personlig utveckling som vi kallar för PLD.
I samtalet diskuteras måluppfyllelse men tyngdpunkten i samtalet ligger på utveckling av medarbetaren. En del av PLD är att engagera sig i en pågående dialog med sin ledare som stödjer den anställde i sin personliga måluppfyllelse för kort- och långsiktig utveckling.
– I samtalet fokuserar vi även på medarbetarens välbefinnande. Där diskuteras arbetsbelastning, samarbete med kolleger, med chef och andra eventuella saker som påverkar arbetsmiljön.
För att utvecklingssamtalet ska bli så bra som möjligt uppmanas såväl chef som medarbetare att förbereda sig.
– Vi rekommenderar även chefer och medarbetare att skjuta på samtalet om man inte hunnit förbereda sig, säger Torbjörn Rydström.
Oavsett vilken form av 1:1 möten det handlar om finns fallgropar. Torbjörn Rydström anser att största hindret för ett lyckat möte är att inte bjuda in till dialog och be om ärlig feedback.
– En arbetsplats är vad man gör den till tillsammans. Berätta vad du känner och vill och våga prata med dina kolleger för att utvecklas.
