Vardagen ska gå ihop!

”Symtomatiskt är att jag direkt hoppade över från det jag höll på med och började skriva på den här ansökan fastän jag har en viktig presentation som jag måste bli klar med under dagen. På att-göra-listan denna vecka står: strategipresentation, anställningsintervjuer för utannonserad tjänst, köpa fingervantar, skicka ut mail till föräldrarna i hockeylaget, födelsedagskalas för min dotter och lite annat relevant och irrelevant.”

Det här var vad Louise Lizell, chef på Nordeas nordiska livbolag, skrev till Finansliv när vi efterlyste någon som ville bli coachad av effektivitetsexperten Petra Brask, i det som populärt kallas livspusslet. Vi är många som kan känna igen oss i beskrivningen av en vardag där saker vi tyckte var roliga, och inte särskilt betungande en och en, plötsligt har samlats till en stor hög som känns omöjlig att komma till botten på. Kanske så omöjlig att vi inte ens tar tag i de jobbigaste sakerna, utan börjar plocka med annat. Kort sagt: vi tappar perspektiven.

– Visst gjorde du en anteckning om att mitt underlag till det här mötet kom in klockan 22 igår, säger Louise Lizell lite generat till Petra Brask när vi står och väntar på att automatkaffet ska rinna klart.

Det är dags för första coachingträffen, som äger rum i ett sammanträdesrum på Nordea med det poetiska namnet Dröm. Men här ska inte drömmas, det är dags för konkret handling i jakten på tiden.

– Vi ska gå in och göra saker praktiskt med hjälp av din kalender i outlook. Jag läste din förstudie, och vad jag ser är det prioritering, fokus och en sak i taget som vi ska titta på, lyder Petra Brasks programförklaring.

Louise är helt med på den beskrivningen.

Men efter några snabba frågor om kalendersynk och aviseringar som poppar upp, är det inte jobbsituationen som får börja stå i fokus, utan allt det andra runt omkring – hur familjens liv ser ut. Louise beskriver en vardag med mycket aktiviteter. De två äldsta barnen är båda aktiva inom sport – 8-årige Albert med fotboll och hockey och 6-åringen Calle med fotboll och tennis.

– Eftersom de är så pass små kräver de mycket fysisk hjälp – hämta, lämna, se till att de får med sig allt, säger Louise.

Louises man tränar fotbollslaget, själv är hon lagledare för hockeylaget.

– Jag vill att saker ska hända och tar gärna på mig uppdrag. Jag tycker det är kul, men det blir ett ok när jag inser att körschemat inte går ihop. Det är alltid någon logistik som ska lösas; fixa matsäckar, se till att barnen kommer till träningen eller slipa skridskor.

En varningsklocka hon känt själv är att tålamodet med barnen, som brukar vara stort, har krympt senaste tiden.

Hur är det med planeringen, undrar Petra, finns det någon familjekalender?

– Min man skäller alltid på mig för att jag glömmer att lägga in saker i den gemensamma kalendern.

– Det blir mycket ad hoc. Min man är engagerad i fotbollen och jag i hockeyn; den uppdelningen har vi omedvetet gjort. Vi har inget familjemöte, men eftersom jag reser i snitt en dag varje vecka, så brukar vi prata inför det om att han måste lämna och hämta barnen den dagen, säger Louise.

Före mötet har hon bland annat fått uppskatta hur stressad hon brukar känna sig på en skala mellan 1 och 10. Louises uppskattning är att hon ligger mellan 6 och 10 konstant, aldrig under.

– Jag är en sådan person som scorar högt på oro och stress, säger hon.

Petra är något bekymrad över siffrorna. Stress är något vi alla behöver, men att ligga på de nivåer som Louise angett under en längre tid är inte bra, menar hon.

Louise säger själv att hon har svårt att säga nej till saker och framtiden blir snabbt intecknad, men utan någon direkt planering för det.

– Jag uppfattar dig som driftig och det är kanske något som du trivs med, att ha många bollar i luften.

– Allt kan vara saker som ger glädje, men för att du inte ska bli stressad och känna att något faller mellan stolarna är framförhållning och planering nyckeln för dig – du måste ha fler tillfällen att hamna på 6 på skalan i alla fall, säger Petra.

Det är inte varje kväll som Louise jobbar hemifrån, berättar hon, men någon timme eller två hemma ett par av veckans vardagar blir det. Nyss hade hon en stor presentation, och den satt hon och nötte ett par helger innan.

– Annars brukar jag inte jobba på helgen. Jag öppnar bara mejl på söndag kväll, inför jobbveckan.

Men Petra vill att Louise ska hålla borta jobbplaneringen helt från helgen – den ska hon i stället göra på fredagen innan hon går hem från jobbet.

– Gå igenom allt du har i huvudet, högt och lågt, och gör en lista. Lägg en timme på det. Det kommer troligtvis inte att ta så lång tid, men avsätt den tiden ändå.

På söndagen ska Louise i stället öppna familjekalendern, tycker Petra.

– Titta på hur kommande veckan ser ut, och flukta gärna även på veckan därpå. Är det något som behöver inhandlas? Något som ska meddelas föräldrarna i hockeylaget?

– Ha gärna med barnen – det är jättebra att de tidigt lär sig vikten av framförhållning. Och ni kanske får höra saker som det inte blir av att de berättar annars, när det är mycket som händer i veckan.

Att få ner alla uppgifter man känner snurrar i huvudet på papper och spalta upp dem, hjälper hjärnan att känna kontroll. Om man har för många saker i huvudet samtidigt, utan att ha bestämt en ordning för hur de ska tas omhand, börjar hjärnan räkna upp allt om och om igen. Det känns då som att man har mycket mer att göra än man egentligen har.

– Det är reptilhjärnan som jobbar på dessa stressnivåer. Allt blir på liv och död hela tiden. Det vi ska göra är att få fram allting hit, säger Petra och visar med handen en rörelse från bakhuvudet till pannan.

Louise får öva genom att lista de uppgifter hon har för tillfället och gradera dem i tre kolumner. I den första hamnar det som måste göras nu, i nästa saker som visserligen är nödvändiga att göra, men som kan vänta lite. Sista spalten är för de saker som inte behöver göras alls.

– Jag kan ge mig katten på att det är något du inte behöver göra. Antingen är det saker som du kan delegera. Eller saker som ”vi borde renovera vinden”, något som vid närmare eftertanke inte alls är realistiskt i situationen ni har, säger Petra.

Louise kunde inte hålla med mer.

– Min väninna har sagt i flera år att jag börjar så många meningar med ”jag borde…”. Det kan handla om att jag borde träna mer eller borde fixa hemma. Men ofta stannar det vid en intention och blir ett dåligt samvete i stället, säger hon.

Under Petras ledning går Louises inbox sedan från 5098 objekt i inkorgen till 0, genom en rask flytt av äldre mejl till en ny mapp som döps till Arkiv. Nyare mejl gås igenom och markeras i olika färg – röd för prio1-uppgifter, gul för följa upp, blå för att göra, men inte akut, och grön för privat. Alla sorteras sedan in i kalendern till en tid då de ska tas om hand; kalendern ska framöver vara Louises huvudvy som hon jobbar mot, och nya mejl ska direkt tas omhand med frågan ”göra, spara eller kasta?”.

– Nu är det mycket lättare för din hjärna att hålla koll. Nu vet den till exempel att ”det här är rött, det flyttar jag inte på”, säger Petra.

En svårighet i Louises jobb är att hon har många blandade uppdrag. Det kan vara fyra möten i rad på en dag som handlar om olika saker.

– Det är svårt att fokusera på en sak och sätta av tid till research för det, för då dyker det upp ett avstämningsmöte om något annat som stör koncentrationen.

Petra och Louise kommer därför överens om att hon ska försöka jobba hemifrån en dag i veckan, åtminstone på förmiddagen. Och att hon ska låta bli att boka in möten på förmiddagar, då hon är som mest pigg.

– Förmiddagen är din tid, eftermiddagen är andras.

– Du vill ju kunna komma med kloka inspel, då behövs research först. Detta är ett smartare sätt att använda din energi, konstaterar Petra, innan de skiljs åt efter sitt första möte.