»Vi vill ha ett flexibelt arbetsliv«

En levande arbets­miljö som man verkligen vill komma till, ett ställe att trivas på och mer en mötesplats än en traditionell arbetsplats. Så tänker sig SPP:s vd Staffan Hansén att det nya kontoret, som ska vara klart i mitten av januari, ska se ut.

Redan innan pandemin började man fundera på hur man skulle använda huset och lokalerna. Pandemin påskyndade arbetet, och när Finansliv besöker kontoret är den personal som är på plats inhysta på ett plan, och de andra planen är tömda på pinaler så när som på ett antal skrivbord, flyttkartonger och några soffor. Bygget ska dra i gång dagen därpå.

– Det kommer att bli ett »wow-kontor«, säger Helena Sandin, HR-chef (som på SPP kallas People-chef).

– Vi sitter ju mitt i smeten, nära Centralen och nära till Arlanda och reser en hel del eftersom vi är en nordisk koncern med Storebrand som ägare i Norge. Vi behöver skapa förutsättningar för samarbete, samverkan.

Totalt är det cirka 400 personer som arbetar på SPP:s kontor på Vasagatan i Stockholm, som verkligen ligger centralt med Stadshuset som fond när man tittar ut genom fönstret.

Det nya kontoret blir aktivitetsbaserat, man kommer inte att ha någon egen bestämd plats.

– Vi vill ju ha ett flexibelt arbetsliv, och vi tänker i termer av vissa grundläggande ramar som vi sätter, sedan är det vi själva som formar framtiden, säger vd Staffan Hansén. Kontoret är den primära arbetsplatsen. Det finns inga förväntningar på att jobba hemifrån. Det finns en stjärtplats åt alla på kontoret.

Flexibiliteten ska vara koordinerad, tillägger han.

– Vi vill inte komma i ett läge där man vaknar på morgonen och funderar »ska jag jobba hemma eller inte?«. Det måste fungera med ledare, med kund, med team. Utöver de ramarna är det upp till oss att få en fungerande vardag, vi måste anpassa oss till SPP och vår inre dynamik.

Staffan Hansén tror att man behöver olika typer av miljöer under en arbetsdag. Ibland behöver man brainstorma i ett rum, ibland behöver man sitta tystare och fokuserat.

– Vi har funderat på zoner – en tyst zon, en kreativ zon. Det är så vi har tänkt att jobba med ytorna, jämfört med det mer traditionella kontoret med kontorslandskap som vi suttit i hittills, säger Helena Sandin.

Enligt Helena Sandin har man inte kunnat se att det finns ett behov av att ha en egen plats när SPP utvärderat och frågat om vad det är personalen behöver.

– En egen plats var inte det de flesta tyckte att de behövde. Några kommer säkert att sakna sitt skrivbord och då får vi hjälpa de personerna att hitta sin plats i det nya kontoret som vi tror på.

De önskemål som kom fram vid utvärderingen var behov av fler sociala, ljusa ytor där man kan diskutera och ha workshops och skapa saker tillsammans.

– Och bra teknik. I den här hybridmodellen där några sitter på kontoret, någon på hemmakontoret, någon i Norge, någon på landet – då ska tekniken fungera på de möten man har, säger Helena Sandin.

Under pandemin har personalen, liksom de flesta andra kontorsarbetande, arbetat hemifrån.

– Vi gick hem i mars i fjol, till en början var det kanske 15 procent som arbetade på kontoret. Andra vågen förra hösten blev det ännu färre, säger Staffan Hansén.

Hur har det fungerat att jobba hemifrån?

– Vi hade den turen att vi just hade bytt teknik innan pandemin bröt ut, vi hade nya laptops, vi hade alla digitala verktyg, Teams och sådant, var redan installerat. Ibland har man tur. Så det gick bra att gå till hemmakontoret.

Helena Sandin berättar att HR-avdelningen mäter engagemang hos medarbetarna varannan vecka med en enkät, och med hjälp av svaren kunde de följa vad personalen tyckte och hur de mådde.

– Det vi kunde se var att engagemanget har ökat under pandemin. Vi kunde se att vi saknar varandra och det fysiska mötet, men vi kunde också se att det fungerat väldigt bra att sitta hemma. De digitala verktygen fungerar bra, vi har blivit duktiga på att hantera dem. Produktiviteten är bibehållen.

Initialt var det någon grupp som behövde vara på kontoret eftersom de tekniska förutsättningarna saknades på hemmakontoret. Nu är det ingen som behöver arbeta på kontoret av den anledningen.

Med ombyggnaden vill SPP försöka skapa förutsättningar för det tvärfunktionella arbetet, enligt Helena Sandin.

– Där kan man lära saker av att till exempel bara sitta intill någon man inte normalt sett samarbetar med.

– Det här är ingen »big bang« för oss, säger Staffan Hansén.

Det här är ingen »big bang« för oss.

För fem år sedan beslutade SPP att byta ut sin IT-plattform i ett femårsprojekt.

– Vi insåg att det inte bara var ett tech-projekt, utan det handlade om hela SPP som skulle byta och bygga framtidens IT-plattform. Digitaliseringen skulle ju nå kund, och engagerade Sälj, det handlar om Produkt och självklart Tech.

Organisationen gjordes om till en organisation med agila arbetsmetoder, där man arbetar med kompetensbaserade Scrum-team, enligt Staffan Hansén.

– Vi har förflyttat linjeorganisationen till att bli mer leveransstyrd på tvärs. Det var en resa, det tog ett tag innan det sättet att arbeta hade etablerat sig och det var ingen lätt process i början. Men vi har redan gjort förflyttningen till en tvärfunktionell organisation.

Under hösten är personalen välkommen att prova på det nya arbetslivet lite, berättar Helena Sandin.

– Det betyder att du inte har din egen plats. Där du suttit tidigare kanske det byggs om. Då kan man prova på de tvärfunktionella arbetsplatser som kommer att finnas efter ombyggnaden och sitta med personer man normalt inte jobbar med. Vill du jobba hemifrån går det lika bra. Det kommer kanske att låta mer här än på hemmakontoret eftersom vi bygger om.

Nina Wiberg arbetar som account manager mot stora företag på säljavdelningen.

– Innan pandemin var jag ute väldigt mycket på kundbesök. Nu är jag väldigt mycket i rutan hos kunder. Det kommer nog att se annorlunda ut framöver. Jag jobbar mycket med webbinar och event och vi har nått många fler nu, det är fler som har tid att vara med på digitala möten och det är kul.

Hon tror det kommer att fortsätta så.

Innan pandemin var jag ute väldigt mycket på kundbesök. Nu är jag väldigt mycket i rutan hos kunder. Det kommer nog att se annorlunda ut framöver.

– Det blir nog en sorts mix framöver. Och så hoppas jag att vi kommer att kunna fortsätta med våra event, till exempel frukostmöten då vi bjuder hit kunder.

På kundserviceavdelningen har många varit på plats under större delen av pandemin. Där funkade de tekniska förutsättningarna inte från början men numera kan de jobba hemifrån också.

Caisa Nordström jobbar som företagsrådgivare mot små och medelstora företag och har också hand om utbildningen av Joel Valousek som är relativt nyanställd.

– Jag har varit mycket på jobbet, mycket för att jag har utbildningsansvar för några kolleger. Det har funkat bra att jobba hemifrån, vi har även frågat dem vi kommunicerat med på länk hur deras uppfattning varit och det har varit positivt. Ibland när vi har veckomöten är det bättre om alla är på länk i stället för att några är i ett rum och resten på länk, säger Caisa Nordström.

Joel Valousek som är under utbildning började 5 juli. Först fick han utbildning i Insuresec och i mitten av augusti började han arbeta i rollen.

– Sedan dess har jag jobbat och försökt bli en del av teamet. Jag kom från studier och var van att sitta på distans, när jag klarade Insuresec har jag bara suttit på kontoret. Det har funkat jättebra. Jag kom in i arbetslivet under corona, det var ju en omställning. Men här var det otroligt mycket bättre än på mitt universitet, där professorerna inte var lika inne på att göra saker digitalt.

Jag kom in i arbetslivet under corona, det var ju en omställning. Men här var det otroligt mycket bättre än på mitt universitet, där professorerna inte var lika inne på att göra saker digitalt.

Stormöten med alla anställda är en del som fungerat väldigt bra under pandemin, enligt Helena Sandin.

– Vi har ett möte en gång i månaden där vi samlar alla i den svenska delen av organisationen. Innan pandemin träffades vi här i vår matsal. Sedan blev det helt digitalt. Om jag får gissa tror jag att just de mötena kommer att fortsätta digitalt. Det blev nästan bättre uppslutning på mötet när vi hade det digitalt. Om du bara ska lyssna på ett möte och inte behöver titta på bilder och kanske inte ens behöver sitta vid datorn, då kan du ju ta en promenad samtidigt. Det tror jag att många gör.

Det är klart att det är en process och att det kommer att ta tid innan vi hittar vårt nya sätt att arbeta. Det gäller alla företag i näringslivet.

Framöver kommer utmaningen att vara att hitta fram till ett sätt att arbeta som tar vara på det man lärt sig under pandemin men också det som var normalt innan den bröt ut.

– Det är klart att det är en process och att det kommer att ta tid innan vi hittar vårt nya sätt att arbeta. Det gäller alla företag i näringslivet. I grunden nosar nog alla på samma tankar. Det handlar ju om hur hela näringslivet utvecklas, vi är ju inte ensamma, vi ska alla mötas i det nya arbetslivet i framtiden. Det kommer att bli en process för alla är inte i riktigt samma fas, säger Staffan Hansén.