Jämför dig med andra och bli en mer framgångsrik chef

Bengt Karlöf har en lång erfarenhet av att hjälpa företag med utveckling. Nu är han aktuell med boken ”Benchmarking och benchlearning”.

Det hela handlar om att lära sig genom att jämföra sig med andra. Antingen med andra bolag i samma bransch (då kan det vara klokt av konkurrensskäl att söka sig utomlands) eller av bolag i en helt annan bransch men med samma process eller funktion.

– Ofta när man vill jobba med benchmarking så handlar det om att effektivisera, och då är det viktigt att hålla i huvudet att effektivitet inte är samma sak som produktivitet, utan ska förutom produktivitet ge en effekt, det vill säga ett värde.

Benchmarking behövs eftersom många av de tjänster som utförs i näringslivet tillgodoser behov inom det egna bolaget. Alltså är det frågan om en monopolsituation. Man kan ju inte använda en annan ekonomiavdelning eller säljavdelning än den som bolaget har. I brist på konkurrens behöver man benchmarking för att veta hur pass effektiv den egna organisationen är, anser Bengt Karlöf.

Men hur ska man göra om man är chef för en avdelning och vill kolla hur den står sig i konkurrensen? Bengt Karlöf har definierat ett antal steg för en lyckad benchlearning.

1. Identifiera ett förbättringsområde.
2. Beskriv i detalj det som ska jämföras. Det är viktigt att vara noggrann i detta steg så att man inte jämför äpplen och päron. Hela arbetsinnehållet ska beskrivas så konkret som möjligt.
3. Hitta jämförelseobjekt. Bengt Karlöfs erfarenhet är att många gärna delar med sig av sina framgångsrika exempel om man bara frågar. Det viktiga är att hitta ett företag som har motsvarande rutin.
4. När du har accept att det andra företag ställer upp som partner så beskriver du dina processer och de beskriver på samma sätt.
5. Nästa steg är att mäta. Här kan det behövas specialmätningar.
6. Analysera materialet; Var har vi avvikelser, vad beror det på? Ställ dig frågan: Vad gör de som vi inte gör? Det är viktigt att inte bara se att någon presterar bättre utan också varför och hur. Det gäller att förstå verksameten ordentligt för att kunna hitta orsaksamband.

Bengt Karlöf poängterar att det är viktigt att låta benchmarkingprojektet ta tid. Det är inte något som någon gör som sidouppgift. Dessutom är det bra att involvera många.

– Det är då det blir en learningprocess. Min erfarenhet tycker att de anställda tycker att det är intressant. Ta med människor som är berörda så att de får göra samma intellektuella resa som du.

Men det finns fallgropar. Bortförklaringseffekten är det största hotet mot benchlearning, enligt Bengt Karlöf. Att människor säger att ”ja de kanske är duktigare än oss men vi har ju andra förutsättningar.”

– Om man när noga med att definiera objektet, då gäller inte bortförklaringarna, slår han fast.

Att våga se utanför sin egen bransch kan ge värdefulla insikter.

– I början måste folk se sådant som är likt, men man tänjer människors mentala kapacitet efterhand, då kan man jämföra rutinerna i bolag som verkar i vitt skilda branscher.

Enligt Bengt Karlöf är benchmarking en mycket användbar metod för chefer som vill åstadkomma förändring.

– I vanliga fall är det den som vill förändra någon som måste bevisa varför. Men med benchlearning förflyttas bevisbördan. Kan man förevisa att någon annan gör något bättre då flyttas bevisbördan från förnyarna till bevararna.

Unn Edberg