Så har Swedbank förändrat sitt kontor

Det har gått fem år sedan Swedbanks huvudkontor flyttade till Landsvägen 40 i Sundbyberg. Som första storbank och ett av de första stora företagen i Sverige införde Swedbank då ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Trots flera medarbetarundersökningar och noga förberedelser växte missnöjet snabbt bland personalen.

– Vi såg det som ett flyttprojekt, att när flytten var genomförd var vi klara. Men vi har lärt oss att arbetet inte tar slut efter flytten, det är ständigt pågående, säger Carina Strand, HR-direktör på Swedbank.

Tanken var att minst 80 procent av de anställda skulle jobba utan fasta platser. På så sätt kunde den tidigare lokalytan på 65 000 kvadratmeter minskas till 45 000. Det nya huvudkontoret skulle bli mer flexibelt, och enklare att göra om när avdelningar förändrades.

– Det handlade också om en översyn av kostnader, det tycker jag att man ska vara transparent med. Vi hade precis haft en bankkris, och vi satt i dyra lokaler, säger Carina Strand.

Men det visade sig snart att fler än vad banken hade räknat med behövde fasta platser.

Andra kanske inte var i behov av ett eget skrivbord men av att sitta med sin arbetsgrupp.

– Vi insåg när vi hade flyttat hit att det inte är »one size fits all«, säger Jenny Ström, ansvarig för Swedbank at Work.

Sedan dess har Swedbank arbetat med att utveckla och anpassa arbetssättet. Vid årsskiftet flyttade delar av huvudkontoret in i nya lokaler på andra sidan järnvägsspåren i Sundbyberg.

– När vi skulle bygga det nya kontoret insåg vi att vi behövde lägga ännu mer tid på att ta reda på hur våra medarbetare jobbar, säger Jenny Ström.

Samtliga medarbetare har fått svara på enkäter om sitt jobb.  Swedbank har också haft djupintervjuer med de anställda samt workshops där medarbetare har fått vara med och designa sin drömarbetsplats. Utifrån designen gjordes pilotmodeller som medarbetarna sedan fick tycka till om och utveckla.

Undersökningarna och erfarenheten från förra flytten har lett till att Swedbank numera delar in personalens arbetssätt i tre delar. Vissa jobbar flexibelt, som Jenny Ström och Carina Strand. Det innebär att de ibland jobbar i projekt och ibland individuellt, och har olika behov olika dagar. Andra jobbar agilt, det vill säga teambaserat. De har behov att sitta med sin grupp. Den tredje delen är de som av olika anledningar är bundna till sitt skrivbord, som telefonbanken till exempel.

– Kontorsmiljön ska stödja alla behov, säger Jenny Ström.

De nyöppnade kontorslokalerna på Järnvägsgatan är till skillnad från Landsvägen 40 inte byggda enbart för Swedbank. Här sitter även andra organisationer, bland annat Migrationsverket som också jobbar aktivitetsbaserat.

– Vi brukar utbyta erfarenheter ibland, säger Jenny Ström.

Swedbanks kontor är inrett kring olika nav. I ett nav sitter oftast personer som tillhör samma avdelning eller avdelningar som arbetar nära varandra.

Varje nav har i sin tur olika typer av platser, beroende på behov. Här finns traditionella skrivbordplatser, tysta platser och platser för telefonsamtal, grupprum i olika former och så kallade touch down-platser där man kan sitta en kortare stund.

Nytt i detta kontor är bland annat digitala skärmar och tavlor intill skrivborden där man kan ha informella möten.

– Det är något som de anställda har efterfrågat, att det ska vara lätt att mötas.

Här har man också infört en form av mötesplatser för de team som har medlemmar i andra delar av landet eller i Baltikum.

På varje våning finns läktare med ett 15-tal platser framför två skärmar, vilket gör det möjligt för teamet att se dem som medverkar via videolänk samtidigt som man kan använda den andra skärmen till att gå igenom arbetet. En liten mikrofon i taket gör att teammedlemmarna enkelt kan prata med varandra.

Nästa steg är att genomföra motsvarande förändringar i lokalerna på Landsvägen 40.

Det finns dock inga planer på att lämna det aktivitetsbaserade arbetssättet.

– Jag har svårt att se något alternativ. Vi brukar säga att de här två husen är arbetsplats för 3 500 personer, men vi är sammanlagt 8 000-9 000 som kommer in i husen någon gång i månaden. Det vore otroligt ineffektivt att bygga platser för 9 000 personer, säger Jenny Ström.