Hur får man slut på kaoset?

Fråga: Hej! Hur gör man när folk byter kanal mitt i en process? Jag har en kollega som hoppar vilt mellan sms, chatt, mejl och telefon helt ostrukturerat. Det blir omöjligt att hålla ordning på något. Hur styr man upp kommunikationsprocessen internt på ett bra sätt?

Annmarie Palm svarar:
Hej och tack för din fråga! Att vi nuförtiden har möjlighet att kommunicera med varandra via en så stor variation av olika plattformar är mestadels av godo, samtidigt som det också förstås kan föra med sig utmaningar.

På de arbetsplatser där kommunikationsvägarna inte är uppstyrda är det onekligen lätt hänt att saker hamnar mellan stolarna. Arbets­processer drabbas av hack i kurvorna och det kan uppstå onödiga missförstånd, som det ibland också tar lite tid att reda ut.

Du nämner din kollega som hoppar runt via de olika kanalerna. Har du ännu inte pratat med personen i fråga och berättat att du tycker att det blir rörigt i kontakten är det dags att du gör det nu. Din kollega är kanske inte medveten om hur delningar av dokument med mera i olika kanaler påverkar ert sam­arbete och därmed också resultaten i det ni vill åstadkomma. Att du tar upp det kan med andra ord innebära att du gör din kollega en tjänst. Det kan ju vara så att även andra i kollegans om­givning reagerar negativt på detta.

Jag tänker att det kan vara klokt att ta tillfället i akt att lyfta frågan överlag på många arbetsplatser. Att gemensamt gå igenom vilka arbetsmoment som lämpar sig bäst via exempelvis mejl, telefon, mess, Slack, chatten via Teams och så vidare kan helt klart underlätta och bidra till ett effektivare samspel mellan alla olika individer.