Hur kan de lita på sitt minne?

Fråga: Jag har märkt att en del inte antecknar något alls på möten. Visst, jag förstår att folk har olika processer, men hur kan man förlita sig så på sitt minne? Jag märker ofta hur saker faller mellan stolarna och jag vill inte hela tiden gå omkring och tänka »Not my circus, not my monkeys«.

Har du några tips på hur jag kan ta upp det utan att bli utsedd till ständig mötes­sekreterare?

Annmarie Palm svarar:
Hej och tack för din fråga! Intressant ämne. Jag är själv av den typen som gärna antecknar vid möten.

Skriver jag på papper, så renskriver jag dessutom efteråt. Det tar lite tid men det är, i mitt tycke, värt ansträngningen. Anteckningarna sparar jag i mina olika mappar på datorn. Allt för att ha koll på mina processer och för att alltid kunna gå tillbaka och läsa vad som sagts vid olika tillfällen.

För mig är det självklart att det som avhandlas vid möten dokumenteras.

Det händer för övrigt att jag ibland lite skämtsamt säger till andra mötesdeltagare att »du antecknar väl det här nu«? Lite så att de ska bli medvetna om att »nu tas det beslut här som inbegriper dig och handlar om det som är ditt ansvar framåt«.

Jag förstår din frustration över att du upplever att det finns saker som faller mellan stolarna beroende på att dina kolleger inte för anteckningar. Gällande det så tänker jag att kan det väl vara idé att ta upp som ett ämne vid ett kommande möte?

Men för att lägga fram det i en mer positiv anda skulle du ju till exempel kunna föreslå att ni från och med nu turas om att föra anteckningar vid era möten. På så sätt riktar du uppmärksamhet till att det är viktigt att ni löpande dokumenterar det som sägs, samtidigt som du poängterar att själva arbetet med att föra anteckningar bör fördelas rättvis mellan er.

Lycka till!