»Man känner sig inte hemma på jobbet«

Missnöjet med aktivitetsbaserade kontor i finansbranschen är tydligt. Redan 2015 genomförde Finansliv en undersökning bland de anställda i branschen som visade att 46 procent ansåg att arbetsmiljön är sämre i aktivitetsbaserade kontor än i andra kontorsmiljöer. När undersökningen gjordes på nytt 2017 hade missnöjet ökat. Då ansåg 60 procent av de anställda att arbetsmiljön var sämre.

Missnöjet är fortfarande stort, visar årets undersökning. 57 procent tycker att arbetsmiljön är sämre i aktivitetsbaserade kontor jämfört med andra system. 26 procent anser att den är bättre, medan 17 procent tycker att arbetsmiljön är oförändrad.

Hela 84 procent säger att de föredrar ett eget skrivbord. Det är fler än i Finanslivs tidigare undersökningar.

– Jag skulle hellre ha eget skrivbord. Det finns inget som underlättar med att jobba aktivitets­baserat, det krånglar bara till det. Man känner sig inte hemma på jobbet, och jobbar man över är det ganska skönt att bara få lämna skrivbordet som det är i stället för att behöva plocka undan varje dag, säger en anställd på Swedbank i Umeå som vill vara anonym.

Hen har tidigare jobbat aktivitets­baserat på ett annat företag, och anser att Swedbanks version av det aktivitetsbaserade kontoret inte fungerar.

– Det är inte baserat på aktivitet, det känns mer bara som ett ord. Har man ett fast uppdrag blir det inte så många olika aktiviteter. Alla sitter ändå på samma ställen och jobbar i samma fasta grupper, det blir bara löjligt.

Att inte bygga kontoret utifrån det arbete som personalen faktiskt gör är ett vanligt fel som görs vid införandet av aktivitetsbaserat arbetssätt, enligt Aram Seddigh, som har forskat på kontor och arbetssätt och numera är förändringsledare på konsultbolaget Weoffice.

– Det finns företag som inför aktivitetsbaserat för att få en bättre kontorsmiljö, men det finns också företag som gör det för att spara yta. Oftast är det då inte ett aktivitetsbaserat kontor man skapat, utan ett flexkontor, där man bara skurit ned på antalet skrivbord.

Skillnaden mellan flexkontor och aktivitetsbaserat är stor, enligt Aram Seddigh.

– I ett aktivitetsbaserat kontor utgår man från de aktiviteter som medarbetarna har. Om det är rätt utformat skapar man de ytor som behövs för arbetsplatsen.

Det kan till exempel finnas personer i företaget som inte har möjlighet att flytta runt mellan olika delar av kontoret, och då måste lokalerna anpassas efter det.

– Det kan handla om assistenter, som sitter på sin plats 80 procent av tiden, eller experter som hjälper andra som behöver vara nåbara. De behöver inte ha en fast plats, men en zon som de utgår ifrån, så att alla vet att personen sitter på en av de här tolv platserna när hen är tillgänglig.

Samma sak gäller för anställda som jobbar i team, enligt Aram Seddigh. De behöver också en tillägnad yta, även om de kan byta platser inom teamet.

Läs också

»Den flexibla arbetsplatsen handlar om besparingar«

Visst brukar det aktivitetsbaserade kontoret innebära mindre kontorsyta, men det får inte bli ett självändamål, påpekar han.

– Ett av de vanligaste felen företag gör är att de underdimensionerar kontoret, och skapar för få platser.

Att det finns för få platser är också en vanlig negativ kritik som de finansanställda framför i Finanslivs undersökning. Många uppger att de lägger mycket tid varje dag på att leta plats, eller att de måste komma in väldigt tidigt till jobbet för att få sitta där de vill.

Ett av de vanligaste felen företag gör är att de underdimensionerar kontoret, och skapar för få platser.

Att inte kunna sitta med sitt team är en annan vanlig negativ effekt av aktivitetsbaserat som framförs i undersökningen, samt att behöva plocka undan och ta fram sina saker varje dag. Även tekniska och ergonomiska problem som tillgång till skrivare, rätt inställd stol och skärm eller specialanpassat tangentbord eller mus är vanlig kritik.

Det är helt hål i huvudet att ha aktivitetsbaserat kontor på bank. Då kan alla överhöra allt som sägs.

Många upplever också ökad stress av att inte ha en egen plats, och att det aktivitetsbaserade kontoret innebär högre ljudnivå. En del anser till och med att det hotar banksekretessen då det är svårt att snabbt hitta en avskild plats för samtal med kunder och samtidigt få med sig dator och de dokument som behövs, när de kanske ligger i ett skåp på en helt annan del av kontoret.

– Det är helt hål i huvudet att ha aktivitetsbaserat kontor på bank. Då kan alla överhöra allt som sägs. Det vi levererar är sekretess och förtroende och trygghet, det är jätteviktigt, säger en anonym anställd på en sparbank, som inte jobbar aktivitetsbaserat och inte har något intresse av det heller.

För att förhindra arbetsmiljöproblem och ett ökat missnöje hos personalen är det mycket viktigt att de företag som planerar att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt börjar med en ordentlig analys av verksamheten, enligt Aram Seddigh. Det gäller att ta reda på vilka mål företaget vill uppnå och vilket beteende man vill uppmuntra hos personalen.

Om man inte har tillräckligt med ytor för det mer traditionella arbetet så skapar lekytorna mest frustration.

– Sen handlar det om att skapa en diversifierad miljö med fokus på arbetet och vad medarbetarna ska göra. Om man vill ha någon mer lekfull yta så tar man det sist. Det är inte oviktigt, men om man inte har tillräckligt med ytor för det mer traditionella arbetet så skapar lekytorna mest frustration.

Görs det korrekt är aktivitets­baserade kontor inte sämre än fasta platser, anser Aram Seddigh.

– Klart att det finns utmaningar med aktivitetsbaserat, men det gör det med andra kontorslandskap också. Där kan det handla om att det inte finns någonstans att dra sig undan, och att variationerna av miljöerna är väldigt få.

Det finns också de som är positiva till aktivitets­baserat i Finanslivs undersökning. Bytet av miljö framför några som en fördel, och andra lyfter att det är rent och fräscht när alla plockar undan efter sig i slutet av dagen.

– Jag bekymrar mig inte så mycket om att inte ha en fast plats. Det är bara roligt, det gör vardagen är varierad, säger Lars Cramér, försäkrings- och placeringsrådgivare på Handelsbanken Visby.

Han rör sig mellan olika kontor på Gotland eftersom det inte finns försäkringsrådgivare med B-behörighet på varje kontor. Han trivs med aktivitetsbaserat arbetssätt.

– Jag tycker det är bra, jag var med och utformade det.

Men många anser att det inte finns något positivt alls med aktivitetsbaserade kontor – annat än för arbetsgivaren – visar Finanslivs undersökning.

– Jag tror att ekonomin har varit helt avgörande för beslutet. Man trycker in 120 personer i ett utrymme för 100, och så kallar man det aktivitetsbaserat, säger en anställd på Swedbank.

Trots det fortsätter arbetsgivare inom finansbranschen att införa aktivitetsbaserat arbetssätt. 25 procent av de anställda uppger att det pågår diskussioner på deras arbetsplats om att gå över till aktivitetsbaserat. Endast 5 procent uppger att det förekommer diskussioner om att lämna aktivitetsbaserat och införa andra system.

– Personligen tror jag att det är en trend, som inte visat sig vara så bra. Man ska aldrig sluta utvecklas, men jag tror inte på aktivitetsbaserat. För mig som är rådgivare passar det inte, säger en anonym anställd på Handelsbanken.