»Självklart ska alla trivas«

Det stora glashuset som utgör Skandias huvudkontor i Stockholm sträcker sig nästan ett helt kvarter. Ändå är det trångt i lokalerna. 1 000 anställda jobbar här, och när Drift- och infrastrukturavdelningen utökades med 40 personer för ett år sedan stod man inför ett problem.

Om alla skulle få eget skrivbord, kunna sitta avskilt samt ha tillgång till möteslokaler skulle avdelningen inte rymmas ordentligt på ett våningsplan. Samtidigt behöver de anställda sitta tillsammans. Avdelningen sköter infrastruktur och drift av Skandias alla system och måste kunna samlas snabbt ifall något händer.

– Då insåg vi att ett aktivitetsbaserat arbetssätt skulle tillmötesgå alla våra krav. Fast vi kallar det verksamhetsbaserat, säger Patrik Lilja, som är chef för IT-avdelningen.

Genom att ta bort de fasta platserna får avdelningen plats på en mindre yta. Det kommer att finnas cirka 70 platser med eget skrivbord för de 100 anställda, men fler andra typer av platser.

Med verksamhetsbaserat menas att kontoret ska utgå från vilken typ av verksamhet de anställda jobbar med snarare än att hela Skandia-kontoret görs om. Det innebär bland annat att 30 av skrivborden är tillägnade servicedesk, som jobbar med driften av Skandias internetverksamhet. De sitter i det som kallas flygledartornet. De kommer inte heller att ha fasta platser utan får välja skrivbord för dagen, men ingen utanför servicedesk kan ta en plats här.

– Flygledartornet är ett funktionsområde som är dedicerat till den här funktionen, säger Patrik Lilja.

Förutom så kallade ergonomiska platser finns också touch down-platser liknande barstolar där man kan sitta en kortare stund, små soffgrupper för snabba möten samt tysta rum där man kan arbeta ostört. Och så loungen med hockeyspel, en liten puttinggreen och soffor där de anställda kan ta en paus.

IT-avdelningen har haft flera möten inför omgörningen om hur kontoret ska fungera.

– Vi har tagit fram gemensamma överenskommelser, och vi har mätt inställningen till förändringen i snart ett års tid, säger Patrik Lilja.

Till en början fanns en motvilja, men inställningen har stadigt förbättrats. I den senaste mätningen såg 8 av 10 fram emot omgörningen.

– Jag tycker det är bra att vi ska sitta verksamhetsbaserat. Det blir väldigt luftigt och trevligt. Jag har en sådan roll där man rör sig mycket, säger Mattias Rehn, gruppchef på Technology operations.

– Jag tycker det är riktigt bra. Det skapar helt andra förutsättningar för att styra sin egen dag. Det ställer så klart krav på omgivningen, men det ska nog gå bra, säger Sten Envall, funktionsansvarig.

Men Finanslivs undersökning visar att en majoritet tycker att arbetsmiljön blir sämre i aktivitetsbaserade kontor. Patrik Lilja är medveten om den kritik som finns, men tror att IT-avdelningen har anpassat arbetssättet utifrån sina förutsättningar.

– Vi kommer att utvärdera och se om något behöver förändras. Självklart ska alla trivas. Om det är så att det tar en timme att hitta sin plats på morgonen då har vi misslyckats och får justera.